AIによるシフト作成システム4選！AIを活用すると具体的に何ができるのか紹介

コラム

AI（人工知能）の活用はシフト作成システムにも広がっています。
AIは人間のように考え、学習し、問題解決が可能です。
データを基に「学習」し、その学習結果をもとに「判断」や「予測」を行えることから、自動化や効率化に役立っています。
この記事では、AIの活用シーン、AIを利用するメリットを解説しつつ、AI搭載のシフト管理システムについても4つ紹介します。

1.AIでどんなことができるのか

まずはAIの得意分野について紹介します。
詳しいAIの仕組みについては省略していますが、興味のある方は以下の記事もご覧ください。

シフト作成におけるAIの活用方法とは？AIの基本と留意点

(1)チャットボット

人間が発した言葉をテキストに変換できます。
さらにその内容を理解し、質問への回答や会話が可能です。
スマホやスマートスピーカーを通して指示することが可能です。

(2)エキスパートシステム

専門家の知識やルールをインプットしたシステムを使うことで、素人でも専門家レベルの対応ができる利点があります。
例えば、将棋のプログラムや掃除機などがあります。

(3)機械学習

コンピュータに学習能力を持たせるための方法論とその技術です。
サンプルになるデータを基に、コンピュータに知識やルールを学ばせ、人間の書く固定的なプログラムでは解決しえない難しいタスクに取り組むことが可能です。

(4)ディープラーニング

プログラム自体が大量のデータのインプットと特徴量抽出を繰り返すことで、学習を行います。
顔画像認識や天気予報などが代表例です。
シフト作成システムR-Shiftでは、理想のシフトが出来上がる設定を、過去のシフトデータから推定する場面で活用されています。

2.AIによる業務効率化とは

AIを活用した業務効率化で注目されている分野がいくつかあります。
以下に主要な分野と具体的な事例を紹介します。

(1)問い合わせ対応

カスタマーセンターでの顧客からの問い合わせや、社内ヘルプデスクでの応対など、問い合わせ対応にはAIチャットボットを活用できます。
チャットボットは24時間対応でき、同じような質問に高精度でスピーディーな回答が可能です。

(2)生産・品質管理

AIを用いて生産工程や品質管理業務を効率化できます。
画像認識技術を使った不良品検知や音声認識技術を用いた異音検知などがあります。

(3)保守・保全

設備の老朽化点検や機械の故障検知など、保守・保全の現場でAIの画像解析を活用した業務効率化が可能です。
専門の担当者による目視チェックを自動化できます。

(4)営業

顧客管理システムを活用した営業業務も得意です。
顧客の購買履歴や行動データを分析し、個別のニーズに合った商品やプロモーションを提案できます。

(5)物流

AIを活用して在庫管理や発注管理などの倉庫業務を効率化できます。
物流の最適化にAIを活用することは、2024年問題の対策にもなり得るでしょう。

(6)人事

AIを用いて採用や離職防止などの人事業務を効率化できます。
属人化防止や業務の平準化にも貢献します。
個人の希望や規則に基づく平等なシフト作成などもこの分野です。

3.シフト作成の課題とは？

シフト作成は、多くの企業や組織にとって重要な課題です。
従業員の希望に沿った最適なシフトは、効率的な業務運営や従業員の満足度向上に直結します。
しかし、シフト作成には以下のような課題があります。

(1)手作業での作成が煩雑

作成者は、従業員の希望や規定に基づいてシフトを作成するため、手間がかかります。
特に20人以上の大規模な組織では、いくつもの条件を同時に考慮する必要があります。

(2)急な欠員の補充が難しい

突発的な欠員に対応することは、シフト作成者にとって大きな負担です。
急な人員不足に対応するために、即座にシフトを調整する必要があります。

(3)スタッフの能力に応じた最適なシフト作成ができない

スキルや経験を考慮したシフトを組むのは難しい場合があります。
手作業だけで特定のスキルを持つスタッフを適切に配置するのは困難です。

4.シフト作成にAIを活用するメリット

AIを活用したシフト作成には、以下のメリットがあります。

(1)シフト作成業務の負荷削減

AIを用いることで、シフト収集や調整などの業務を自動化できます。
紙面やExcelのシフト表に従業員のシフトを転記したり、時間帯や人件費を考慮して人員調整をしたりする手間を省けます。
これにより、管理者や店長がコア業務に注力できるようになります。

例えばR-Shiftの場合、AIを搭載した精度の高い自動作成機能によって、月間シフト表が最短1 分で完成します

(2)労働基準法・就業規則に基づいた人員配置

AIを用いることで、労働基準法や就業規則などの条件に基づいてシフトを作成できます。
人の手によるチェックで発生しやすい抜けや漏れを防げるほか、法的なルールを順守した人員配置が可能です。

(3)人件費・人員配置の最適化

AIは過去のシフトデータを蓄積して分析することができます。
売り上げ予算や傾向、ノウハウを分析して人件費や人員配置の最適化が可能です。
余剰人員や人員不足を防ぐためにも役立ちます。

(4)公平なシフト作成

AIはデータに基づいて予測や意思決定を行うため、恣意的なシフト組みはありません。
従業員のスキルや希望、過去のシフト履歴などを考慮して、公平なシフトを作成できます。

(5)ヒューマンエラーの軽減

手書きやExcelで作成する場合避けられないのが、ヒューマンエラー発生のリスクです。
AIなら正確性を向上させ、シフトのミスやミスマッチを減らすことができます。

5.AIによるシフト作成のデメリット

AIを活用したシフト作成にはデメリットも存在します。
特にどの業種でも共通するのが以下の3つです。

(1)運用コストがかかる

AIを導入するには、システムの開発や導入にかかるコストが発生します。
また、AIの運用や保守にも人的リソースが必要です。
初期投資やランニングコストはあらかじめ見積もりをとり、どこまでAIで自動化できるのか確認しましょう。

(2)イレギュラーに対応しにくいケースがある

AIは過去のデータを元にしてシフトを作成するため、急な変更に対応しにくい場合も。
例えば、急な病欠や家庭の事情によるシフト変更などが発生した場合、AIによる対応は困難です。
この場合は手動で欠員募集をすることになります。

(3)特殊な事情を考慮できない

シフト作成時には、労働基準法や就業規則などの明文化されたルール以外にも、従業員の個別の事情を考慮する必要があります。
例えば、従業員同士の人間関係や新人の指導体制、業務内容ごとの負荷などです。

6.おすすめのAI搭載シフト作成システム4選

(1)R-Shift

オーエムネットワーク社が運営する、小売業・サービス業向けシフト管理サービスです。
AIを用いた生産性向上に定評があり、2万店舗以上で導入され、40万人以上のユーザーが利用しています。
AI技術を駆使して高精度なシフト管理を実現し、最新のデータ分析技術やマネジメント理論を活用した最適なシフト表を短時間で自動作成できます。

また、POS実績データから来店客数とレジ開設台数の予測も可能です。

店舗のシフト管理・作成ならアールシフト | (rshift.jp)