人手不足の職場では、日々の業務だけでなく、シフト作成にも大きな負担がかかります。
限られた人員で希望やスキルを考慮しながら調整するのは、時間も労力も必要です。
しかし、工夫や仕組みの見直しによって、シフト作成の効率化は十分可能です。
本記事では、人手不足の現場における課題と、解決につながるシフト作成のコツを紹介します。

【関連記事】店舗の人手不足解消に「シフト管理」が効く！具体的な解決策3選

1.なぜ人手不足の職場でシフト作成が難しくなるのか

人手不足の状況では、日々の業務を回すだけでも大変です。
その影響はシフト作成にも色濃く表れます。
代わりがきかない、経験の差が大きいなど、さまざまな条件のなかで調整を行う必要があります。
単に「枠を埋める」だけでは済みません。
結果時間がかかる、ミスが起きる、不満が出るといった問題が重なり、シフト作成そのものが大きな負担になりがちです。
ここでは、人手不足の現場でシフト作成が難しくなる主な理由を整理しました。

• 出勤できる人が限られて調整の幅が狭い
  
• 一部のスタッフに負担が集中しやすい
  
• 急な欠勤や変更に対応しづらい
  
• 経験者と新人のバランス調整が難しい

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)出勤できる人が限られて調整の幅が狭い

人手不足の職場では、シフトに入れるスタッフ自体が少なく、調整の自由度が下がります。
希望休が重なったり、急な欠勤が出たときに代わりの人を探すのが難しく、シフト作成が長時間化しがちです。
例えば、週に2〜3日しか出勤できない学生アルバイトが多い職場では、土日や夜間の埋め合わせに苦労します。
人手が足りない環境では、少ない戦力でどうバランスを取るかが常に課題になります。

(2)一部のスタッフに負担が集中しやすい

人手が少ないと、シフトを埋めるために同じスタッフに負担がかかることがよくあります。
スタッフの不満や疲弊、さらには離職につながる可能性も出てくるでしょう。
「また私だけ連勤」「早番ばかり」といった声が蓄積すると、職場の雰囲気が悪化します。
離脱者が出てさらに人手不足が深刻になるという悪循環も起こりかねません。
公平なシフト作成が難しくなる点も、人手不足特有の大きな悩みです。

(3)急な欠勤や変更に対応しづらい

人数に余裕がない職場では、1人欠けるだけでも大きな影響が出てしまいます。
急な体調不良や家庭の事情での休みが発生した場合、代わりの人材が見つからず、調整に頭を抱えるケースが多いでしょう。
調整できないと、管理者自ら現場に立つことが増え、本来の業務に支障をきたす事態になることも。
予備の人員を確保できない状況では、シフト管理はさらに不安定になります。

(4)経験者と新人のバランス調整が難しい

人手不足だと、経験豊富なスタッフと新人の割合が偏ることも多いです。
「戦力として計算できる人」が限られ、シフト上での配置バランスが取りづらくなります。
ピークタイムに新人ばかりが配置され、現場が回らなくなるトラブルも起こりかねません。
必要な時間帯に適切な人材を配置する難しさも、人手不足の職場におけるシフト作成の大きな壁です。

2.人手不足でもシフト作成を効率化するには？5つのコツ

人手不足の職場では、そもそも「人が足りない」ことが前提のため、シフト作成は調整に追われがちです。
限られた人数でうまく回すためには、作成方法自体の効率化を図ることが不可欠。
工夫と仕組み化によって負担を減らしましょう。
ここでは、人手が足りない現場でも実践しやすい、効率的なシフト作成のコツを5つ紹介します。

• シフト希望の提出ルールを明確にする
  
• 業務に必要な人数と時間帯を見える化する
  
• シフトのパターンをテンプレート化する
  
• 戦力の偏りを防ぐための工夫を取り入れる
  
• シフト管理システムを活用して作業を省力化する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】人手不足でシフトが組めない！そんな時に役立つシフト作成のコツ3選

(1)シフト希望の提出ルールを明確にする

効率のよいシフト作成には、希望休や出勤日の提出ルールを明確にすることが大切です。
提出期限がバラバラだったり、フォーマットが統一されていないと、情報の整理に時間がかかります。
「毎月20日までに専用フォーマットで提出」など、ルール化されていれば、取りまとめ作業がスムーズに。
先にルールを整えることで、管理側も無駄な確認や調整に時間を取られずに済みます。

(2)業務に必要な人数と時間帯を見える化する

「何人いれば回るのか」を把握せずにシフトを組むと、過不足が発生しやすくなります。
人手が少ない状況だからこそ、必要な人数や時間帯を洗い出し、無駄なく人員を配置することが重要です。
たとえば、曜日・時間帯ごとに最低必要人数をリスト化し、それに応じて優先配置を行うことで、無理のないシフトが組めるようになります。
可視化すると、勘や経験に頼らず、根拠ある調整が可能になります。

(3)シフトのパターンをテンプレート化する

パターン化されたテンプレートを使うと、作業時間を大幅に短縮できます。
人手不足の職場では、効率的な運用が求められるもの。
繰り返し使える形を整えておくことが有効です。
「早番1名・中番2名・遅番1名」など、曜日ごとの定番パターンを作っておけば、ベースをもとに微調整するだけで済むでしょう。
誰が作っても一定のクオリティが保てる点も、テンプレートの効果です。

(4)戦力の偏りを防ぐための工夫を取り入れる

特定の人に頼る状況が続くと、不満や離職の原因になります。
「連勤の回避」「公平な土日勤務」などのルールを設け、バランスを取ることが大切です。
たとえば、スタッフごとの出勤回数や時間帯を色分けして視覚的に管理することで、偏りが一目でわかるようになります。
小さな工夫の積み重ねが、不満のないシフト作成につながります。

(5)シフト管理システムを活用して作業を省力化する

人手不足の中でアナログ管理を続けるのは非効率になりがちです。
シフト管理システムを導入すれば、希望提出の集約、自動計算、勤務時間のチェックなど、煩雑な作業を自動化できます。
限られた人員での運営を支えるツールとして、システムの活用は非常に有効です。

3.人手不足の職場に効果的なシステムの選び方とは

人手不足の職場では、日常業務だけで手一杯という現場も少なくありません。
シフト作成や調整を効率よく行えるシステムを選ぶことが、生産性向上の鍵となります。
ここでは、導入時に確認しておきたいポイントを整理しました。
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】シフト作成が苦手な店長必見！スタッフの不満を減らすシフト作成方法

(1)操作がシンプルで誰でも扱えること

人手不足の現場では、特定の人だけにシステム操作を任せるのはリスクが高いです。
直感的に操作できるシステムがあれば、急な交代もスムーズに引き継ぐことができます。
操作が複雑だとスタッフが敬遠し、結局使われなくなる恐れがあります。
シンプルな操作性は、システム定着のための最優先項目です。

(2)少人数でもシフト作成を自動化できること

人数が限られる場合、毎月のシフト調整に多くの時間を割くのは困難です。
自動作成機能や希望休の集計機能があると、手間を大幅に軽減できます。
時間的余裕が生まれるだけでなく、ミスも減るという利点があります。

(3)希望休や勤務条件の収集が簡単にできること

人手が足りない職場では、希望休や勤務条件の取りまとめに手間をかける余裕がありません。
スマホで入力・確認できる機能があれば、スタッフ自身が情報を更新でき、管理者の負担も減ります。
希望の提出遅れや回収漏れも防ぎます。
情報の集約が自動化されると、作成スピードと精度が大きく向上するでしょう。

(4)シフト以外の業務も効率化できること

勤怠や打刻、日報などの業務も一元化できると、職場全体の生産性が上がります。
特に人手不足の現場では、作業の「分断」を減らすことが重要です。
複数の業務がまとめて管理できるかどうかも、選定のポイントになります。

人手不足の職場におすすめのシステム「アールシフト」