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2025.01.28

ファミレスのシフト作成のコツとは?スタッフの満足度を上げる方法を解説!

シフト作成

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ファミレスのシフト作成のコツとは?スタッフの満足度を上げる方法を解説!

ファミリーレストラン(ファミレス)のシフト作成は、店長やシフト管理者にとって大きな課題の一つです。
営業時間が長く、ランチやディナーのピーク時とアイドルタイムの差が激しいため、適切な人員配置が求められます。

また、学生や主婦(主夫)、フリーターなど、異なるライフスタイルを持つスタッフが多いため、公平性を保ちながら調整することが重要です。

本記事では、ファミレスのシフト作成における課題と解決策、効率的なシフト作成のポイントについて詳しく解説します。

目次

1. ファミレスのシフト作成が難しい理由

ファミレスのシフト作成は、多くの店長やシフト管理者にとって頭を悩ませる業務の一つです。
営業時間が長く、早朝から深夜まで営業している店舗が多いため、時間帯ごとに適切な人員配置を考える必要があります。

ファミレスのシフト作成が難しい理由について詳しく解説し、適切なシフトを組むためのポイントを紹介します。

(1) ファミレスならではの営業時間の長さとスタッフの多様性

ファミレスのシフト作成が難しい理由の一つに、長時間営業と多様なスタッフの働き方が関係しています。

また、ホールスタッフ、キッチンスタッフ、レジ担当などのポジションも考慮しなければならず、単純に時間だけでなく、業務ごとの適正配置を行う必要があります。
さらに、ファミレスでは学生、主婦(主夫)、フリーターなど、さまざまな属性のスタッフが働いており、それぞれのライフスタイルに合わせたシフトを組む必要があります。

学生は授業や試験の都合で出勤できる時間が限られ、主婦(主夫)は家庭の事情により昼間の勤務が中心になりがちです。
希望する時間帯が重なることもあります。

営業時間の長さに対応しながら、スタッフごとの勤務希望や生活スタイルを考慮しなければならない点が、シフト作成の大きな課題となっています。

(2) 繁忙時間と閑散時間のバランスを取る必要性

ファミレスでは時間帯によって客数に大きな波があり、それに合わせたシフト調整が求められます。
特に、ランチタイムやディナータイムは注文が集中し、スタッフの数が不足すると提供の遅れや接客の質の低下につながります。

休日やイベント時は通常よりも来店客が増えるため、通常のシフトより多めに人員を確保する必要があります。
一方で、ピークを過ぎた時間帯は客足が減り、スタッフが多すぎると人件費の無駄につながります。

特に、深夜帯は来店客が少なくなることが多いため、最低限の人数で店舗を回せるように調整することが重要です。

このバランスを見誤ると、ピーク時には人手不足で業務が回らず、閑散時にはスタッフが手持ち無沙汰になってしまいます。

(3) スタッフの希望と店舗の運営効率の調整

シフト作成では、スタッフの希望を考慮しつつ、店舗の運営効率も最大化する必要があります。
スタッフが働きやすい環境を提供しなければ、モチベーションが下がり、欠勤や離職のリスクが高まります。

特に、学生や主婦(主夫)は、希望する勤務時間が偏りやすいもの。
すべての希望を叶えてしまうと、ピーク時に人員が不足したり、夜間や早朝に働くスタッフがいなくなったりする可能性もあるでしょう。

店舗側としては、一定のルールを設け、バランスの取れたシフトを組むことが重要です。

2. シフト作成時に考慮すべきポイント

ファミレスのシフト作成では、スタッフの役割や働き方の違いを考慮しながら、店舗の運営効率を最大化することが求められます。
適切な人員配置を行わなければ、業務の滞りや接客の質の低下につながるため、計画的なシフト調整が欠かせません。

また、繁忙期の人員確保や急な欠勤への対応策を事前に準備しておくことで、スムーズな店舗運営が可能になります。
ここでは、シフト作成時に考慮すべき重要なポイントについて詳しく解説します。

  • (1) 役割ごとの適切な配置(ホール・キッチン・レジ)
  • (2) 学生・主婦・フリーターなどの働き方の違い
  • (3) 繁忙期やキャンペーン時の人員確保
  • (4) 体調不良や急な欠勤時の対応策

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 役割ごとの適切な配置(ホール・キッチン・レジ)

ファミレスの運営には、ホール・キッチン・レジといった複数の役割があり、それぞれ適切な人員配置が求められます。
ホールスタッフは接客を担当し、注文を取ったり料理を運んだりするため、コミュニケーション能力や気配りが求められます。

キッチンスタッフは料理の提供スピードが店舗の回転率に直結するため、経験のあるスタッフを配置することが重要です。
レジ担当も、ピークタイムには操作に慣れたスタッフを配置する必要があります。

これらの役割を適切に割り振らなければ、ホールのスタッフが足りずに接客が遅れる、キッチンのオペレーションが回らず料理の提供が遅れる、といった問題が発生します。

シフトを作成する際には、それぞれの役割に必要な人数と適性を考慮し、経験やスキルを踏まえた配置を心がけることが大切です。

(2) 学生・主婦・フリーターなどの働き方の違い

ファミレスでは、学生・主婦(主夫)・フリーターなど、さまざまなバックグラウンドを持つスタッフが働いており、それぞれの働き方の違いを考慮する必要があります。

学生は授業や試験期間によって勤務できる時間が変動しやすく、学期中は限られた時間帯しか働けないことが多いです。
主婦(主夫)は家庭の事情により、昼間の勤務を希望するケースが多く、夕方以降のシフトには入りづらいことが特徴です。
フリーターは比較的柔軟にシフトに対応できるものの、他の仕事と掛け持ちしている場合は、希望する時間帯が特定の時間に集中することがあります。

働き方の違いを考慮せずにシフトを組むと、特定の時間帯に人員が偏ったり、希望が通らずスタッフの不満が溜まったりする原因になります。
それぞれの事情を理解したうえで、バランスよくシフトを割り振ることで、スタッフの満足度を高めながら店舗の円滑な運営を実現できます。

(3) 繁忙期やキャンペーン時の人員確保

ファミレスでは、通常の営業日だけでなく、繁忙期やキャンペーン時の人員確保も重要な課題の一つです。
年末年始やお盆、ゴールデンウィークなどの大型連休は、通常時よりも多くの来店が見込まれ、人手不足が深刻になりがちです。

また、新商品の発売や期間限定のキャンペーンなど、特定のイベント時には注文が集中し、ホールやキッチンの業務負担が大幅に増加します。
このような状況に備えずに通常通りのシフトを組んでしまうと、業務が回らなくなり、顧客満足度の低下につながる可能性があります。

事前に過去のデータを分析し、ピークとなる時間帯や日程を把握したうえで、必要な人員を確保することが求められます。

(4) 体調不良や急な欠勤時の対応策

シフトを作成する際には、体調不良や急な欠勤が発生した際の対応策も考慮しておく必要があります。
飲食業は立ち仕事が多く、特に冬場はインフルエンザや風邪の影響で急な欠勤が増えることがあります。
家庭の事情や交通機関の遅延など、予期せぬ理由で当日欠勤が発生することも珍しくありません。

このような状況に対応するためには、事前に「代替シフトの仕組み」を作っておくことが重要です。

たとえば、「当日でもシフト変更が可能なスタッフをリスト化する」「グループチャットなどで迅速に連絡を取れる体制を整える」といった工夫が有効です。
さらに、欠勤が出た際に即座にフォローできるよう、スタッフ間で複数の役割をこなせるようにトレーニングしておくと、負担を分散させることができます。

体調不良や急な欠勤は避けられないものですが、あらかじめ対策を講じておくことで、店舗運営への影響を最小限に抑えることができます。

3. スタッフが不満を持たないシフト作成のコツ

シフト作成でスタッフの不満を減らすには、公平性を保ちつつ、希望を考慮したバランスの取れた調整が求められます。
希望が反映されない、負担が特定の人に偏るといった状況が続くと、不満が募り、離職やモチベーション低下につながる可能性があります。

また、シフトの変更や調整がスムーズに進むよう、スタッフ同士の連携を強化することも重要です。
ここでは、スタッフが納得しやすいシフト作成のコツについて紹介します。

  • (1) 公平性を保つルールを設ける
  • (2) 希望シフトを事前に確認し、可能な限り反映
  • (3) 負担が偏らないように調整する方法
  • (4) 連携を取りやすいチーム作り

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 公平性を保つルールを設ける

シフトの不満を防ぐためには、公平性を意識したルール作りが必要です。
特定のスタッフばかりが希望シフトを優先されると、不満が生じやすくなります。

「希望シフトの提出期限を統一する」「特定の曜日に固定化しすぎない」など、全員に平等な条件を適用することで、公正なシフト管理が可能になります。

明確なルールを設けることで、スタッフの納得感も高まり、シフト調整のトラブルを防ぐことができます。

(2) 希望シフトを事前に確認し、可能な限り反映

スタッフの希望シフトを事前に確認し、できる限り反映することが、働きやすい環境づくりにつながります。
希望が一切考慮されないと、モチベーションが低下し、欠勤や退職の原因になることも。

一方で、すべての希望を叶えることは難しいため、一定の優先順位を設け、バランスをとることが重要です。
定期的に希望を聞き、柔軟に対応する姿勢を示すことで、スタッフとの信頼関係を築くことができます。

(3) 負担が偏らないように調整する方法

特定のスタッフにシフトの負担が集中すると、不満が溜まりやすくなります。
たとえば、遅番や土日勤務が特定の人に偏ると、不公平感が生まれ、シフトへの不満が増す要因になります。

この状況を防ぐために、「シフトの回数を均等にする」「特定の時間帯の負担が続かないよう調整する」などの工夫が必要です。
適正な分担を意識することで、スタッフの働きやすさが向上し、長期的な定着率にもつながります。

(4) 連携を取りやすいチーム作り

スムーズなシフト管理のためには、スタッフ同士が連携を取りやすい環境を整えることが大切です。
コミュニケーションが不足すると、シフトの変更や調整がスムーズに進まないだけでなく、不満やトラブルの原因になります。

定期的なミーティングや連絡ツールの活用により、情報共有の場を作ることで、協力しやすい雰囲気を醸成できます。

4. ファミレスのシフト作成でよくあるトラブルと対処法

ファミレスのシフト作成では、スタッフの希望や公平性を考慮しても、さまざまなトラブルが発生することがあります。

「希望通りに入れない」「シフトが偏っている」といった不満が出ると、スタッフのモチベーションが低下し、シフト変更の頻発や離職につながる可能性も。

また、休み希望が集中したり、直前のシフト変更が増えたりすると、他のスタッフの負担が大きくなり、店舗全体の運営にも影響を及ぼします。

こうしたトラブルを未然に防ぎ、円滑にシフトを回すための具体的な対策をまとめました。

  • (1) 「希望通りに入れない」との不満が出た場合
  • (2) 「シフトが偏っている」とのクレーム
  • (3) 直前のシフト変更が頻発する場合の対策
  • (4) 休み希望が重なりすぎた場合の解決策

以下、詳しく解説します。

(1) 「希望通りに入れない」との不満が出た場合

シフト作成では、すべてのスタッフの希望を100%反映することは難しいもの。
「希望通りに入れない」という不満が出ることがあります。

この問題を放置すると、スタッフのモチベーションが低下し、欠勤や退職の原因になる可能性があります。

対策として、まず希望シフトの提出時に「優先順位」をつけてもらい、調整が必要な場合にどの部分を譲れるか事前に確認しておくとスムーズです。
希望を叶えられなかった理由をしっかり説明し、代わりに次回のシフトで調整するなど、納得感のある対応を心がけることも大切です。

(2) 「シフトが偏っている」とのクレーム

特定のスタッフにシフトが集中すると、「自分ばかり多く入れられている」「あの人は優遇されている」といったクレームにつながることがあります。
不公平感が高まると、シフトの変更依頼が増えたり、勤務意欲が低下したりする原因になりかねません。

これを防ぐためには、シフト作成のルールを明確にし、できるだけ均等にシフトを割り振る工夫が必要です。

たとえば、月ごとのシフト回数を一定にする、人気のある時間帯とそうでない時間帯を公平に割り振るといったルールを設けると、スタッフの納得感が高まります。

(3) 直前のシフト変更が頻発する場合の対策

直前のシフト変更が頻発すると、急な人員調整が必要になり、他のスタッフへの負担が増えてしまいます。
また、頻繁に変更が発生すると、スタッフの間で「どうせ変わるから」と計画的に働く意識が低下することもあります。

この問題を解決するには、まず変更の理由を分析し、特定のスタッフに変更が集中している場合は、事前のシフト希望の精度を上げる工夫が必要です。

さらに、シフトの交代が必要になった場合のルールを決めておき、「変更は○日前までに申請」「代わりの人を見つけるのは本人の責任」などの基準を設けると、安易な変更を防ぐことができます。

(4) 休み希望が重なりすぎた場合の解決策

大型連休や特定のイベント時には、休み希望が集中し、必要な人員を確保できなくなることがあります。
この状況を放置すると、人手不足で業務が回らなくなり、残ったスタッフの負担が大きくなるため、適切な調整が必要です。

解決策として、まず「繁忙期は休み希望の提出期限を通常より早める」「希望が多い日はシフト調整を話し合いで決める」といったルールを導入すると、混乱を防ぎやすくなります。

また、特定の期間は「最低○回は出勤する」などの基準を設け、すべての希望を叶えるのではなく、バランスを考えた調整を行うことが重要です。

5. 効率的なシフト作成を実現する方法

効率的なシフト作成を実現するには、データやツールを活用することが重要です。
過去の売上や来客データを分析すれば、適切な人員配置を判断しやすくなり、無駄な人件費や人手不足を防げます。

また、シフト作成ツールを導入すれば、調整の手間を削減でき、スタッフとの連携もスムーズになります。
さらに、チェーン店の場合は本部のマニュアルを参考にすることで、安定したシフト運用が可能です。

ここでは、効率的にシフトを作成するための具体的な方法を紹介します。

  • (1) 過去のデータを活用して適切な人員配置を決める
  • (2) シフト作成ツールやアプリを活用する
  • (3) チェーン店の場合は本部のマニュアルも参考にする

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) 過去のデータを活用して適切な人員配置を決める

効率的なシフトを作成するには、過去の売上や来客データを活用し、適切な人員配置を決めることが重要です。
経験や感覚だけでシフトを組むと、人手不足や無駄な人件費が発生し、店舗の運営効率が低下する恐れがあります。

具体的には、ピーク時間帯の来客数や注文数を分析し、必要な人数を把握したうえでシフトを調整すると、無駄なく最適な配置が可能になります。

天候やイベントなどの要因も考慮し、変動に柔軟に対応できるシフトを組むことが、安定した店舗運営につながります。

(2) シフト作成ツールやアプリを活用する

シフト作成を効率化するためには、ツールやアプリを活用するのが効果的です。

紙やExcelで管理すると、調整や変更に手間がかかり、ミスが発生しやすくなります。
シフト管理システムでは、スタッフの希望を自動で反映し、不公平が出ないよう最適な配置を提案することが可能です。

また、スマートフォンでシフトの確認や変更ができる機能を活用すると、スタッフ間の連携がスムーズになります。

(3) チェーン店の場合は本部のマニュアルも参考にする

ファミレスのようなチェーン店では、シフト作成に関する本部のマニュアルが用意されていることが多いため、これを活用するのも有効な方法です。
各店舗が独自にシフトを作成すると、運営方針にばらつきが出てしまい、サービスの質に影響を与える可能性があります。

本部が提供するマニュアルには、適切な人員配置の基準やシフト作成のルールが明記されているため、それを参考にすることで、効率的で安定したシフト管理が可能です。
他の店舗の成功事例を共有しながら運用することで、より実践的なシフト作成が実現できます。

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