
【企業事例あり】シフト管理やシフト表作成のコツを業種別に紹介
シフト勤務の職場において店長やマネージャーにとって大変なのが、シフト管理やシフト表作成といったシフトに関する業務です。 シフト管理やシフト表作成の基本、自動作成の方法などとともに、小売業界やサービス業界におけるシフト管理のコツを、 実際の企業事例とともに紹介します。
シフト管理を実践する上で、「アプリ」の役割は非常に大きなものがあります。 シフト管理上での「アプリ」は、希望休の申請機能や確定シフトの確認機能、および店舗と従業員との間のコミュニケーション機能などの提供をしています。
当コラムでは、シフト管理およびシフト管理システムの中で重要な枠割を担う「アプリ」の役割と機能について、開発側の視点から解説します。
-目次-
シフト管理を実践するために、専用に開発されたクラウド型のシフト管理システムを導入する企業が増えています。
専用のシフト管理システムでは、①WEBサーバー上で稼働するソフト、②従業員が利用するスマホ上で稼働するソフトの2種類で構成されているものが多くあります。
例えば、WEBサーバー上で稼働するソフトとして、以下の機能があります。
一方、スマホ上で稼働するソフトとしては、以下のような機能があります。
このように、シフト管理システムでは、WEBサーバーが受け持つ機能とスマホが受け持つ機能があり、それぞれが連携しながら各種サービスを提供しています。
なお、スマホ上で稼働するソフトを通常は「アプリ」と呼んでいます。アプリとは「アプリケーションソフト」を短くした呼び方ですが、スマホ上で稼働するソフトを総称して「アプリ」と呼ぶケースが多いです。
シフト管理システムで、スマホアプリを利用する最も大きな理由として、「プッシュ通知」による情報配信機能があります。
スマホユーザーは、迷惑メールの防止するためにPCメールの受信を拒否しているケースが多くあります。
また、メールの場合は、メールソフトを起動しない限りはメール内容を確認することができず、メールを見落とす危険性もあります。
一方、プッシュ通知では、情報が届いたときにお知らせしてくれる機能があり、確実に情報を届けることができます。
多くのパートやアルバイトが働いている小売業、サービス業では、確実に情報を届けることが極めて重要になります。
この点が、シフト管理システムでアプリを利用している最も大きな理由です。
もう一つの理由は、スマホユーザーにとってアプリは日常的に使用しているソフトであり、アプリのインストールや更新、利用と言った一連の操作に習熟している点があります。
また、情報伝達のツールにしても、通常のEメールよりも手軽なLINEなどにより馴染みがある点も理由に挙げられます。
シフト管理システムでは、店舗で働く従業員とのやり取りが日常的に発生します。
例えば、
などです。
従業員とのやり取りの中でスマホは必須媒体になりつつあり、アプリの役割は今後とも増大していくものと思われます。
アプリの種類としては、以下の3つに分類されます。
スマホによる「Webアプリ」では、通常のパソコンによるWebシステムと同じ様に、スマホ上ではアプリは存在せず、インターネット回線とWebブラウザを介してサーバー上のシステムを利用する形式となります。
従って、インターネット環境とWebブラウザさえあれば、どこからでも、どのスマホからでも利用可能となりますから、極めて利便性は高いと言えます。
しかし、前述したプッシュ通知が使用できないといった欠点があり、必要な情報をタイムリーかつ確実に伝達するという面では難点があります。
「ネイティブアプリ」はWebアプリとは逆に、スマホ上にアプリが存在します。ネイティブアプリは、スマホ上のOS(AndroidやIOS)配下で稼働しますから、レスポンスや操作性の良さはWebアプリよりも優れています。
また、「プッシュ通知」による情報配信機能も極めて有効です。
しかし、サーバー上のデータベースとのやり取りがある場合や、複雑な処理を要求される場合など、ネイティブアプリは機能面で弱い部分があります。
そこで登場してくるのが「ハイブリッドアプリ」です。ハイブリッドアプリは、Webアプリの優れている点(サーバー側のソフトを利用など)と、ネイティブアプリの優れている点(プッシュ通知による情報配信など)を掛け合わせたアプリとなります。具体的には、WebView機能を使ってアプリ内でWebサイトにアクセスする形式になります。
3種類のアプリの内、シフト管理システムでは、ハイブリッドアプリが最も適しています。
一方、ネイティブアプリだけで多くの複雑な機能を開発しようとすると、コストと期間が膨大にかかってしまいますし、実現そのものが難しい機能も多々あります。
また、シフト管理システムでは機能改善も頻繁に発生しますので、バージョンアップしたアプリを頻繁にリリースする必要があり、利用者にとっては煩わしいものとなってしまいます。
このような理由から、WEBアプリの良い点とネイティブアプリの良い点を併せ持ったハイブリッドアプリがシフト管理システムでは最善です。
おすすめのシフト管理アプリについてまとめたページもぜひご覧ください。
小売業やサービス業の店舗では、実に多くの業務が分刻みで行われています。
従って、開始予定時間が過ぎてしまった業務や実施そのものが行われなかった業務などが発生してしまう可能性があります。
そこで、当日の作業スケジュールを基に、作業開始10分前になったら担当者のスマホにお知らせメッセージを送信する機能などは有効だと言えます。この場合も、プッシュ通知を利用することで確実に担当者に案内を出すことが可能となります。
店舗と従業員、または従業員同士のメッセージのやり取りでは、一方通行というより双方向でのやり取りが大半だと思います。
多くの人は、LINEアプリなどで気軽にメッセージ交換を行っていますから、シフト管理上でのやり取りもLINEのようなメッセージ交換ができれば、従業員にとってはシフト管理に対するイメージも向上するのではないかと考えています。
シフト管理で作成された業務スケジュールを、グーグルアプリなどのカレンダーアプリと連携することで、普段使用しているカレンダーアプリへ自動的に業務スケジュールを連携することができます。
これにより、両方のアプリに2重登録する必要がなくなり、スケジュール忘れや間違いも防止できると思われます。
小売業・サービス業を中心に全国10,000店舗に導入されている「R-Shift」から、オンラインでシフト管理の悩みを解決するための「相談カフェ」がOPENしました。
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アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
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シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
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「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」
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といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
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