シフト管理を実践する上でのアプリの役割と機能

最終更新日:2021年3月24日
オーエムネットワーク株式会社
アプリイメージ

シフト管理を実践する上で、「アプリ」の役割は非常に大きなものがあります。 シフト管理上での「アプリ」は、希望休の申請や確定シフトの確認機能、店舗と従業員との間のコミュニケーション機能などの提供をしています。

当コラムでは、シフト管理およびシフト管理システムの中で重要な枠割を担う「アプリ」の役割と機能について解説したいと思います。

シフト管理上でのアプリ位置付け

シフト管理を実践するためには、自社で作成したエクセルによるシステムではなく、専用に開発されたクラウドサービス等によるシフト管理システムを導入するケースも多いと思われます。

専用のシフト管理システムとして稼働しているものには、①WEBサーバー上で稼働するソフトと、②従業員が利用するスマホ上で稼働するソフトの2種類で構成されているものが多いと思います。

例えば、WEBサーバー上で稼働するソフトとしては、以下の様な機能があります。

  • 従業員マスターなどのマスターメンテナンス機能
  • 月間勤務シフト表の作成機能
  • 日々の作業割当表の作成機能
  • シフト表や作業割当表の印刷機能
  • 各従業員への情報伝達機能
  • 上位システムとのデータ連携機能、等々

一方、スマホ上で稼働するソフトとしては、以下の様な機能があります。

  • 勤務シフトや希望休の申請機能
  • 確定勤務シフトの確認機能
  • 確定作業割当の確認機能、等々
  • シフト表や作業割当表の印刷機能

この様に、シフト管理システムでは、WEBサーバーが受け持つ機能とスマホが受け持つ機能があり、それぞれが連携しながら各種サービスを提供しています。

なお、スマホ上で稼働するソフトを通常は「アプリ」と呼んでいます。アプリとは、アプリケーションソフトを短くした呼び方ですが、スマホ上で稼働するソフトを総称して「アプリ」と呼ぶケースが多いと思います。

クラウドアプリ

シフト管理システムでアプリを利用している理由

◆プッシュ通知による情報配信の利用

シフト管理システムで、アプリ(ネイティブアプリやハイブリットアプリ)を利用している最も大きな理由は、「プッシュ通知」による情報配信の利用があります。

WEBサーバー上で稼働するアプリケーション(WEBアプリ)の場合、情報配信をする場合には、通常のメール機能を利用することになりますが、スマホユーザーは、迷惑メールの防止するためにPCメールの受信を拒否しているケースが多くあります。
また、メールの場合は、メールソフトを起動しない限りはメール内容を確認することができませんから、メールの見落としと言う危険性もあります。

一方、プッシュ通知では、情報が届いたときにお知らせしてくれる機能があり、確実に情報を届けることができます。 多くのパートやアルバイトが働いている小売業、サービス業では、確実に情報を届けることが極めて重要になります。
この点が、シフト管理システムでアプリを利用している最も大きな理由だと言えます。

シフト確定通知

◆スマホユーザーの多くはアプリに慣れ親しんでいる

もう一つの理由は、スマホユーザーに取って、アプリは日常的に使用しているソフトであり、アプリのインストールや更新、利用と言った一連の操作に習熟している点があります。
また、情報伝達のツールにしても、通常のEメールよりも手軽なLINEなどにより馴染みがある点も理由に挙げられます。

シフト管理システムでは、店舗で働く多くの従業員とのやり取りが日常的に発生します。
例えば、

  • 希望シフトや希望休の申請(従業員→店長/管理者)
  • 確定シフトの連絡(店長/管理者→従業員)
  • 欠員時の追加募集(店長/管理者→従業員)
  • 緊急時の会社連絡(会社→従業員)

などと言ったやり取りが発生しています。

従業員とのやり取りの中で、情報伝達媒体としてのスマホの位置付けは必須媒体になりつつあると言えますので、アプリの役割は今後とも増大していくものと思われます。実際、ニールセン調査より、スマートフォン利用状況の調査結果が公表されています。

その中では、ここ数年スマートフォン利用が加速する中で、アプリは「目新しいもの」から「生活に欠かせないもの」になってきました、という報告が記載されています。

ニールセン

(画像引用: 若年層を中心にアプリの利用が拡大~ニールセン スマートフォンのアプリ利用状況を発表~

シフト管理システムでアプリを活用する場合の留意点

アプリ使用上の留意点

◆シフト管理システムでアプリを活用する場合の留意点

アプリの種類としては、以下の3つに分類されます。

  • WEBアプリ
  • ブラウザ上で使用できるアプリで、普段使用しているデバイスとインターネット環境があれば使用できるので、アプリをインストールしていなくても利用可能です。
    Webアプリのメリットは「さまざまな端末で利用できる」、「情報制限がないので、さまざまなコンテンツの提供ができる」、「常に最新情報を表示できる」などがあります。 一方、前述したプッシュ通知が使用できないといった欠点がWEBアプリにはあります。

  • ネイティブアプリ
  • 端末のOSにアプリケーションストア経由でインストールして使うアプリのことを指します。OS専用の設計がされているので動作の軽さと簡単に操作できる点、 起動までのスピードが高速である点などが魅力です。
    「ネイティブアプリ」の特徴は、OSにインストールするのでインターネット環境に依存しない点です。また、スマートフォンの機能も利用できる点も特徴の1つとなっています。 たとえば、カメラ・プッシュ通知・位置情報の取得などです。

  • ハイブリッドアプリ
  • アプリ内でWebサイトを開くWebView (ウェブビュー)という機能を搭載したアプリをハイブリットアプリと言います。 Webアプリをベースに、ネイティブアプリのデバイス機能を使用できるメリットを取り入れたものになっています。
    ハイブリッドアプリもアプリケーションストアからインストールするアプリなので、安全性の証明がし易いものになっています。また、アップデート時は再インストールの必要がありません。管理者側もサーバーのデータを更新するだけなので、いつでも更新や修正などができます。

◆シフト管理システムでは、ハイブリッドアプリが最適

前述した3種類のアプリの内、非常に多くの機能を必要とするシフト管理システムでは、ハイブリッドアプリが最も適していると言えます。

一方、ネイティブアプリだけで多くの複雑な機能を開発しようとすると、コストと期間が膨大にかかってしまいますし、実現そのものが難しい機能も多々あると思います。

また、シフト管理システムでは機能改善も頻繁に発生しますので、バージョンアップしたアプリを頻繁にリリースする必要があり、利用者にとっては煩わしいものとなってしまいます。

この様な理由から、WEBアプリの良い点とネイティブアプリの良い点を併せ持ったハイブリッドアプリがシフト管理システムでは最善であると考えています。

ハイブリッドアプリ

シフト管理システムで求められる今後のアプリ機能とは

アプリ機能

◆店舗業務をより確実に実施するためのタイマー機能

小売業やサービス業の店舗では、実に多くの業務が分刻みで行われています。
従って、開始予定時間が過ぎてしまった業務や実施そのものが行われなかった業務などが発生してしまう可能性があります。

そこで、当日の作業スケジュールを基に、作業開始10分前になったら担当者のスマホにお知らせメッセージを送信する機能などは有効だと言えます。この場合も、プッシュ通知を利用することで確実に担当者に案内を出すことが可能となります。

◆LINEの様な双方向のメッセージやり取り機能

店舗と従業員、または従業員同士のメッセージのやり取りでは、一方通行というより双方向でのやり取りが大半だと思います。
多くの人は、LINEアプリなどで気軽にメッセージ交換を行っていますから、シフト管理上でのやり取りもLINEの様なメッセージ交換ができれば、従業員にとってはシフト管理に対するイメージも向上するのではないかと考えています。

チャット機能

◆カレンダーアプリとの連携機能

シフト管理で作成された業務スケジュールを、グーグルアプリなどのカレンダーアプリと連携することで、普段使用しているカレンダーアプリへ自動的に業務スケジュールを連携することができます。
これにより、両方のアプリに2重登録する必要がなくなり、スケジュール忘れや間違いも防止できると思われます。

アプリ連携機能

まとめ

今回はシフト管理を実践する上でのアプリの役割と機能について紹介しました。 アプリを使用することで、店長とスタッフの双方に大きなメリットがあります。 昨今のアプリの普及に伴い、シフト管理においてのハイブリッドアプリは非常に効果的であると言えるでしょう。

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」では、ハイブリッド型のアプリを採用しており、ログイン機能とメッセージ送信機能はネイティブアプリで、内部の処理プログラムはWEBアプリで作成されています。ハイブリッドアプリを使用したシフト管理をご検討してみてはいかがでしょうか。

さらにアールシフトは、これからもアプリ機能の充実を図っていきますので、是非ご期待くださいませ。

WEB用アールシフトのロゴ タブレット用アールシフトのロゴ
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