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複数店舗のシフト管理をスムーズに!一括管理の方法や注意点を解説

最終更新日:2022年10月17日
オーエムネットワーク株式会社
複数店舗のシフト管理

小売業・サービス業を悩ませる、現場の人手不足。地域内でチェーン展開している企業であればヘルプ人員を活用しているところも多いかと思います。スタッフに活躍してもらうためには、複数店舗のシフト管理がカギを握ります。この記事では、複数店舗でシフト管理を行うメリット・方法・注意点を解説します。

1.複数店舗のシフト管理を行うメリット

(1)労務トラブルを未然に防止できる

労務トラブル防止

店舗のシフトを把握しているのが店長だけの場合、その店独自のルールや、スタッフの希望に則ったその場しのぎのルールなどが横行しがちです。

複数店舗のシフト管理ができる=各店舗のシフトの状況を「見える化」することで、店長やスタッフの働きすぎを未然に防止したり、店舗独自のルールによる法律違反を未然に防ぐことができます。

(2)店舗間の協力体制(ヘルプ)を強化できる

店舗同士のヘルプ対応

複数店舗のシフトをまとめて考えることができれば、店舗同士の協力体制(スタッフのヘルプ)を強化することができます。

例えば「ビジネス街にあり平日昼に混みやすく土日は閑散としているA店」と、「ショッピングモール内にあり土日に混雑するB店」があった場合、土日のB店にA店のスタッフが応援に行く、といった柔軟な対応が可能です。

(3)たくさん働きたい人やベテランスタッフが活躍できる

ベテランの活躍

たくさんシフトに入りたいメンバーや、習熟度の高いベテランスタッフにはなるべく多く活躍してほしいもの。

1店舗のみのシフト管理では活躍の場が限定的ですが、複数店舗のシフト管理をまとめておこなうことができれば、所属店舗以外のシフトにも入ってもらいやすくなるため、一気に活躍の場が広がります。

【関連記事】小売業界やスーパーはなぜ人手不足なのか?原因と3つの対策

2.複数店舗のシフトを管理する方法(ツール)

複数店舗のシフトを管理する方法

(1)Googleスプレッドシートを使う

無料で取り組めるのは、Googleスプレッドシート(Googleが提供するExcelと互換性のあるシステム)を利用する方法です。

オンライン上でシフト管理シートを用意し、お互いに編集や閲覧できるようにすることで、各店舗のシフト作成の状況や人員不足・人員過多の状況をリアルタイムで共有することができます。

ただし、シフト作成をすべてPC上で手入力必要があったり、全店舗共通の雛形シートを用意するためにはExcelの知識が必要だったりと、効率的では無いことに注意が必要です。

閲覧権限の設定を誤ってしまうと、社外への情報漏えいにも繋がりかねないため、利用する際は十分注意してください。

(2)自社システムを開発する

近年、クラウド型のシフト管理システムやシフト作成ツールが多く提供されていますが、「パッケージ化されたものでは自社のルールに則った使い方ができないのでは」と考え、オーダーメイドで開発しようと考えるかもしれません。

しかし、莫大な開発コストがかかる上、実用までに年単位の期間を要するため、あまりおすすめではありません。

(3)複数店舗対応のシフト管理システムを利用する

最も効率的で、時間もコストを抑えることができるのは「複数店舗のシフト管理機能が豊富な既存システム」を活用する方法です。

シフト管理システムには、1店舗のみでの運用に特化したものだけでなく、全国展開する企業向けの機能が充実したものもあります。

例えば「ドン・キホーテ」「ヤマダ電機」「快活CLUB」など、全国にチェーン展開する有名企業で活用されているシフト管理システムとして「R-Shift」が挙げられます。

豊富なオプション、使いやすさを重視したシンプルな操作性も好評です。

詳しい活用事例はR-Shift導入企業事例ページをご覧ください。

アールシフト・アール勤怠導入事例一覧ページへ行く

3.店舗間でヘルプを活用する際の注意点

ここまで、複数店舗でシフト管理を行うメリットや、活用できるツールについて紹介しました。

この項目では、実際に複数店舗でシフト管理をし「ヘルプ」を活用する際注意しておきたい点について解説します。

(1)各店舗のシフト確定のタイミングを揃える

シフト確定の締め切り

店舗間のスムーズな連携には、シフト確定タイミングの統一が不可欠です。

これまで店舗に任せていた、という企業も、この機会にシフト確定日を統一し、早いタイミングで誰がいつヘルプに入れそうか確認するようにしましょう。

【参考記事】「良いシフト表」って?定義は立場によって変わる!

(2)交通費・給与調整のルールを整備する

適切なシフト管理とヘルプのルール調整

ヘルプの活用が浸透していない企業で見逃しがちなのが、交通費や給与などお金に関する条件の部分です。

「普段は時給1200円のA店で働いているが、B店にヘルプに行ったら時給1000円に設定されていてがっかりした」

「普段の勤務先よりも交通費がかかったため、今後はヘルプに行きたくない」

といった不満が生じないよう、ヘルプ時の交通費や時給については周知しなければいけません。

例えば、ヘルプの時給変更で給与計算が複雑になるのを避けるために「ヘルプ手当」を用意する方法などがあります。

(3)他店スタッフを受け入れる土壌づくり

ヘルプスタッフを受け入れる職場

職場の悩みで一番多く挙げられる「人間関係」です。

せっかくヘルプに入ってくれたスタッフが、応援先のスタッフたちからよそよそしい態度を取られてしまうのは、気分がよいものではありません。「あの店舗は苦手だからもうヘルプに行きたくない」となってしまっては今後の調整が難しくなります。

ヘルプ制度を浸透させる際は、他店から来たスタッフを歓迎し、感謝の気持で接するような土壌づくりを心がけましょう。

大企業導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

シフト管理システムアールシフトプレビュー

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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