複数店舗を運営する企業にとって、シフト管理は店舗数の増加とともに難易度が高まる業務です。
各店舗ごとに管理を任せていると、人員配置の偏りや情報共有の遅れが発生しやすいもの。
現場の負担増加や人手不足の深刻化につながることもあります。
こうした課題を解消するためには、複数店舗のシフトを一括で管理し、全体最適の視点で人員配置や調整を行うことが重要です。
本記事では、複数店舗のシフトを管理する方法、ヘルプ運用時の注意点、シフト管理システムを活用する利点について解説します。

1.複数店舗のシフト管理はまとめて行うのがおすすめな理由

複数店舗を運営していると、店舗ごとにシフトを管理する方法では限界が見えやすくなります。
人員配置の偏りや管理ルールのばらつきは、現場の負担増加やトラブルの原因にもなりかねません。
そこで重要になるのが、複数店舗のシフトをまとめて管理するという考え方です。
複数店舗でシフト管理を行うことで得られる主なメリットをまとめました。

• 労務トラブルの未然防止
• 店舗間の協力体制（ヘルプ）強化
• たくさん働きたいスタッフが活躍できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)労務トラブルの未然防止

店舗のシフトを把握しているのが店長だけの場合、その店独自のルールや、スタッフの希望に則ったその場しのぎのルールなどが横行しがちです。
複数店舗のシフト管理ができる＝各店舗のシフトの状況を「見える化」することで、店長やスタッフの働きすぎを未然に防止したり、店舗独自のルールによる法律違反を未然に防ぐことができます。

(2)店舗間の協力体制（ヘルプ）強化

複数店舗のシフトをまとめて考えることができれば、店舗同士の協力体制（スタッフのヘルプ）を強化できます。
例えば「ビジネス街にあり平日昼に混みやすく土日は閑散としているA店」と、「ショッピングモール内にあり土日に混雑するB店」があった場合、土日のB店にA店のスタッフが応援に行く、といった柔軟な対応が可能に。
特定の店舗やスタッフに負担が集中しにくく、店舗ごとの繁忙時間や曜日の違いを考慮した人員配置につながります。

(3)たくさん働きたいスタッフが活躍できる

たくさんシフトに入りたいメンバーや、習熟度の高いベテランスタッフにはなるべく多く活躍してほしいもの。
1店舗のみのシフト管理では活躍の場が限定的です。
複数店舗のシフト管理をまとめておこなうことができれば、所属店舗以外のシフトにも入ってもらいやすくなるため、一気に活躍の場が広がります。
本人の希望を満たしながら、店舗全体の戦力強化にもつながります。

【関連記事】小売業界やスーパーはなぜ人手不足なのか？原因と3つの対策

2.複数店舗のシフト管理に最適なツールとは？

複数店舗のシフト管理をスムーズに行うためには、どのツールを使うかが運用のしやすさを大きく左右します。
情報共有の遅れや管理の煩雑さが人手不足を悪化させる原因にもなりかねません。
自社の規模や運用体制に合った方法を選ぶことが、効率的なシフト管理への第一歩です。
複数店舗のシフト管理に活用されやすい代表的な方法（ツール）を紹介します。

【関連記事】複数拠点のシフト管理はどうする？全社統一の方法も紹介！

(1)Googleスプレッドシートを使う

無料で取り組めるのは、Googleスプレッドシート（Googleが提供するExcelと互換性のあるシステム）を利用する方法です。
オンライン上でシフト管理シートを用意し、お互いに編集や閲覧できるようにすることで、各店舗のシフト作成の状況や人員不足・人員過多の状況をリアルタイムで共有することができます。
ただし、シフト作成をすべてPC上で手入力する必要があります。
また、全店舗共通のひな形を用意するにはExcelの知識が必要なことにも注意が必要です。
閲覧権限の設定を誤ってしまうと、社外への情報漏えいにも繋がりかねません。
利用する際は管理方法や権限設定に注意しましょう。

(2)自社システムを開発する

近年、クラウド型のシフト管理システムやシフト作成ツールが多く提供されています。
「パッケージ化されたものでは自社のルールに則った使い方ができないのでは」と考え、オーダーメイドで開発する企業や、以前から自社独自のシステムを使う企業もあるかと思います。
しかし、莫大な開発コストがかかる上、法改正など最新の制度への対応にも苦労します。

これから開発する場合、実用までに年単位の期間を要するため、おすすめではありません。
クラウド型のシステムでも、R-Shiftのようにカスタマイズ性に富んだ製品が存在します。
無料お試しも可能ですので、ぜひ一度お問い合わせください。

(3)複数店舗対応のシフト管理システムを利用する

最も効率的で、時間もコストを抑えることができるのは「複数店舗のシフト管理機能が豊富な既存システム」を活用する方法です。
シフト管理システムには、1店舗のみでの運用に特化したものだけでなく、全国展開する企業向けの機能が充実したものもあります。
例えば「ドン・キホーテ」「ヤマダ電機」「快活CLUB」など、全国にチェーン展開する有名企業で活用されているシフト管理システムとして「R-Shift」が挙げられます。
豊富なオプション、使いやすさを重視したシンプルな操作性も好評です。
詳しい活用事例はR-Shift導入企業事例ページをご覧ください。

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3. 店舗間でヘルプを活用する際の注意点5つ

実際にヘルプを運用する段階では、制度や仕組みだけでなく、運用ルールや現場の受け入れ体制を整えることが欠かせません。
事前の準備が不十分なまま進めてしまうと、かえって現場の混乱や不満につながることもあります。
複数店舗でヘルプを活用する際、特に注意したいポイントをまとめました。

• 各店舗のシフト確定タイミングの統一
• 交通費・給与調整ルールの整備
• 他店スタッフを受け入れる土壌づくり
• 業務内容や店舗ルールの事前共有
• ヘルプ実績の記録と振り返り

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】事例あり！飲食業などチェーン店のシフト作成のコツ＆シフト管理のコツ11選！

(1) 各店舗のシフト確定のタイミングを揃える

店舗間でヘルプを円滑に活用するには、シフト確定のタイミングを揃えることが重要です。
シフト確定日が店舗ごとにバラバラだと、どの店舗に余裕があり、誰がヘルプに入れるのかを把握しづらくなります。
これまで各店舗に任せていた場合でも、この機会に確定日を統一し、早い段階で人員状況を共有する体制を整えましょう。
結果として、直前の調整に追われることが減り、計画的なヘルプ活用が可能になります。

(2) 交通費・給与調整のルールを整備する

ヘルプ運用で見落とされがちなのが、交通費や給与といった金銭面のルールです。
店舗ごとに時給が異なる場合や、普段より交通費がかかる場合、不満が生じやすくなります。
ヘルプ時の時給や交通費の扱いを明確にし、全スタッフに周知しておくことが欠かせません。
例えば「ヘルプ手当」を設けることで、給与計算の煩雑さを避け、納得感のある運用につながるでしょう。

(3) 他店スタッフを受け入れる土壌づくり

ヘルプ制度を定着させるためには、受け入れ側の姿勢も重要なポイントです。
人間関係のストレスは職場の悩みとして多く、よそよそしい対応はヘルプに来たスタッフの意欲を下げてしまいます。
歓迎の言葉や感謝を伝えるだけでも、働きやすさの印象は大きく変わります。
他店スタッフを自然に受け入れる文化を育てることが、継続的なヘルプ活用につながるでしょう。

(4) 業務内容やルールを事前に共有する

ヘルプに入るスタッフが戸惑わずに働けるよう、業務内容や店舗ルールの共有が欠かせません。
店舗ごとにオペレーションやレジ操作、禁止事項が異なると、現場での混乱が起こりやすくなります。
事前に簡単な業務マニュアルや注意点を共有しておけば、初日からの動きがスムーズです。
結果として、受け入れ側・ヘルプ側の双方の負担軽減につながります。

(5) ヘルプ実績を記録・振り返る

ヘルプ運用を継続的に改善するには、実績を可視化することが重要です。
誰が、どの店舗に、何回ヘルプに入ったのかを把握しなければ、負担の偏りに気づけません。
記録をもとに振り返りを行うことで、次回のシフト調整や人員配置の精度が高まります。
データを活用した運用が、無理のないヘルプ体制を支えます。

4. 複数店舗のシフト管理をシステムで行うメリット

複数店舗のシフト管理を手作業でおこなうと、情報共有や調整に時間がかかります。
店舗数が増えるほど管理は複雑になり、現場対応が後手に回ることも少なくありません。
こうした課題を解消する手段として、シフト管理システムの活用が注目されています。
複数店舗のシフト管理をシステムで行うことで得られるメリットをまとめました。

• 各店舗の人員状況をリアルタイムで把握できる
• シフト調整・変更の手間を削減できる
• 労務管理を統一しやすくなる
• データを活用した人員配置が可能になる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 各店舗の状況をリアルタイムで把握できる

システムを使って複数店舗のシフトを管理すると、全体の人員状況を即座に把握しやすくなります。
店舗ごとの過不足や空き状況を一覧で確認できるため、調整の判断が早くなるのもポイントです。
紙や個別ファイルで管理している場合と比べ、情報共有の手間も大きく削減できます。
結果として、スピーディーな人員配置が可能になるでしょう。

(2) シフト調整や変更の手間を大幅に削減できる

複数店舗のシフト調整は、変更が重なるほど負担が増えがちです。
システム上で修正を行えば、関係者全員に変更内容をまとめて共有可能です。
電話や個別連絡が不要になり、連絡漏れのリスクも抑えられます。
管理者の業務負荷軽減につながり、職場全体の働きやすさが向上します。

(3) 労務管理を統一しやすくなる

システムを導入することで、勤務時間や休憩時間などの管理基準を統一しやすくなります。
店舗独自の運用が減り、法令を意識したシフト管理が行いやすくなります。
結果として、労務トラブルの予防にもつながります。
全社的に安定した運用体制を築くことで、長期的な業務効率化も可能です。

(4) データを活用した人員配置が可能になる

複数店舗の勤務データが蓄積されることで、傾向分析が行いやすくなります。
繁忙時間帯や曜日ごとの人員過不足を把握でき、次回以降のシフト改善に活かせます。
経験や勘に頼らない判断ができる点も大きなメリットです。
人手不足対策の精度が高まるでしょう。

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