複数店舗を運営する企業にとって、シフト管理は重要な課題の一つです。
従来、各店舗ごとに行われていたシフト管理を一元化すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
本記事では、複数店舗のシフトを一括管理するメリットについて解説します。
効率的な人材配置、コスト削減、データの一元管理など、具体的な利点を理解し、より効果的な店舗運営を目指しましょう。

1.複数店舗のシフトを一括で管理するメリット

複数店舗のシフト作成やシフト調整を一括で行う場合、主に5つのメリットがあります。

• 　・人材配置を効率化できる
• 　・コスト削減につながる
• 　・データの一元管理と分析が可能
• 　・複数の店舗でスタッフが活躍できる
• 　・異動時の引継ぎが容易

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

複数店舗のシフト管理をスムーズに！一括管理の方法や注意点を解説

(1)人材配置を効率化できる

一括管理を行うと、店舗間での人員配置の調整がぐっと容易になります。
各店舗のシフト状況をリアルタイムで把握でき、人員の過不足を店舗単位ではなく企業全体で見渡せるようになるからです。
ある店舗で急な欠勤によりシフトが不足している場合、他の店舗で余裕のあるスタッフを一時的に応援へ回すといった調整が可能です。
A店舗では人手が足りないのにB店舗では余っている、といったミスマッチを防ぎ、少ない人数でも効率的な店舗運営を実現できるでしょう。
無理な残業や急募の求人コストを抑えることにもつながります。

(2)コスト削減につながる

シフト管理を一元化すると、各店舗で個別に発生していた重複業務を減らせるため、コスト面でのメリットも大きくなります。
店舗ごとにシフトを作成していると、同じような調整作業を複数の担当者がバラバラに行うことになり、時間や人件費のムダが生じやすいもの。
繁忙期の応援体制を全店舗共通のルールで運用すれば、過剰な人員配置や急な採用コストを抑えられます。
シフト作成にかかる時間そのものも短縮されるため、店長や人事担当者はより付加価値の高い業務に時間を使えるようになるはずです。
長期的に見れば、管理コストと採用コストの両面で削減効果が期待できます。

(3)データの一元管理と分析が可能

複数店舗のシフトデータを一括で管理すると、企業全体でのデータの一元化が進みます。
各店舗が同じフォーマットで記録するため、状況を横断的に比較・分析しやすくなります。
時間外労働が突出して多い店舗や、売上に対して人員配置が過剰になっている店舗を特定し、早期に改善策を打つことが可能です。
逆に人員配置がうまくいっている店舗のノウハウを他店舗へ展開することも可能でしょう。
店舗同士を比較できる環境を整えることで、感覚ではなくデータに基づいた改善サイクルを回せるようになります。

(4)複数の店舗でスタッフが活躍できる

店舗同士のシフト情報が共有されると、スタッフが複数の店舗で働きやすくなります。
各店舗の人員状況やシフトの空き状況が可視化され、スタッフ自身が自分の都合に合わせて勤務先を選びやすくなるためです。
自宅から近い店舗や、希望の時間帯にシフトが空いている店舗へ応援に入ることも可能にします。
こうした働き方はスタッフのモチベーション向上にもつながります。
急な欠員が発生した場合にも、店舗をまたいでシフト調整に対応しやすくなる点も見逃せません。

(5)異動時の引継ぎが容易

複数店舗で同じ仕組みによりシフト管理ができていれば、人事異動でメンバーが入れ替わった場合や、店長が交代した場合もスムーズに引き継ぎが可能です。
全店舗が同じシステムを同じルールで運用しているため、操作方法の統一やトレーニングの効率化が図れます。
新任の店長でもマニュアルさえ確認すれば、着任初日からシフト作成業務に取り組めるでしょう。
システムのメンテナンスも一括で行えるため、運用コスト削減にもつながります。

2.複数店舗のシフト管理に必要な機能

複数店舗のシフトを一括管理するには、単に情報を集約するだけでなく、店舗運営の実態に合わせた機能が求められます。
シフト共有やヘルプ体制、権限管理など、現場ごとの事情を吸収できる仕組みがなければ、管理が複雑になりかねません。
ここでは、複数店舗のシフト管理を成功させるために押さえておきたい代表的な機能を紹介します。

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(1)シフト情報のリアルタイム共有機能

複数店舗のシフト管理でまず欠かせないのが、各店舗のシフト状況をリアルタイムで共有できる機能。
店舗ごとに紙やExcelでシフトを管理していると、他店舗の状況が見えず、必要な人員調整に気づくまで時間がかかります。
クラウド型のシステムであれば、本部の管理者や他店舗の店長がいつでも各店舗の勤務状況を確認でき、欠員が出た店舗にすぐ気づいて対応できます。
情報がリアルタイムで見える状態を作ることが、複数店舗運営の土台となるでしょう。

(2)店舗間ヘルプ・応援機能

複数店舗を運営するうえでは、店舗をまたいでスタッフを応援に回せる機能も重要です。
1店舗だけでは急な欠勤や繁忙期の人手不足をカバーしきれない場面が多く、近隣店舗からの応援体制があるかどうかで対応力に大きな差が出ます。
応援可能スタッフをあらかじめ登録しておき、必要なタイミングでヘルプ募集を送信できれば、店長が個別に電話やメッセージで人を探す手間を減らせます。
ヘルプ機能を活用することで、店舗間の人員のムラを効率よく吸収できるようになるはずです。

(3)権限・アクセス管理機能

店舗数が多くなるほど、誰がどの範囲まで操作できるかを設定する権限管理機能も欠かせません。
全店舗の情報を誰でも編集できる状態にしてしまうと、意図しないシフト変更やデータの誤操作が起こりやすくなります。
例えば、店長は自店舗のシフトのみ編集可能、本部の担当者は全店舗を横断して閲覧・調整できる、といった権限設定ができれば、現場の裁量を保ちながら本部が全体を統括する体制を築けます。
権限管理をきちんと設計しておくことは、店舗数が増えたときのトラブル防止にも有効です。

(4)労務コンプライアンスチェック機能

複数店舗でシフトを作成する際は、法定労働時間や休憩時間などの労務ルールを自動でチェックできる機能があると安心です。
店舗ごとに担当者が異なると、法令の解釈や運用にばらつきが生じやすく、気づかないうちに法令違反のシフトが組まれてしまうリスクがあるためです。
週の労働時間が上限を超えそうな場合や、休憩時間が不足している場合にシステムが自動でアラートを出してくれれば、担当者の知識量に左右されずに適正なシフト管理を維持できます。
コンプライアンス機能は、企業全体のリスク管理という観点でも重要な役割を果たします。

3.複数店舗のシフト管理ができるツール5選

複数店舗のシフト管理を実現する方法として、専用のシステムやツールを導入する企業が増えています。
ここでは、複数店舗運営に対応した代表的なシフト管理ツールを5つ紹介します。
それぞれ機能や強みが異なるため、自社の店舗規模や運用に合わせて比較・検討してください。

(1)R-Shift

R-Shiftは、従業員1,000名以上の小売業・サービス業に最も選ばれているシフト管理システムです。
複数店舗のシフト管理やヘルプ割当機能に加え、AIによる自動生成機能の精度の高さが特徴で、シフト作成業務をほぼ自動化できます。
公式サイトでは、R-Shiftを導入した有名企業の事例インタビューを多数掲載中です。
ぜひ参考にしてください。

(2)Sync Up

Sync Upは、アルバイトスタッフのシフト希望収集やシフト作成を簡単にできるシステムです。
スマートフォンで希望を提出できるシンプルな操作性と、データの集約・分析機能に強みがあります。
各種勤怠管理システムとの連携も可能です。

(3)シフオプ

シフオプは、シフト作成担当者の負担軽減を第一に考えたクラウドツールです。
スタッフはスマートフォンから簡単にシフト希望を提出でき、締切が近づくと自動でリマインドメールを送信する機能も備わっています。

(4)Shiftee

Shifteeは、現場で働く人の目線で機能を揃えたシフト管理システムです。
スタッフの希望を自動でシフト案へ反映するため、一人ひとりの提出内容を確認する手間がありません。
ヘルプ募集の一斉送信機能も、複数店舗の管理に役立ちます。

(5)Jinjer

Jinjerは、勤怠管理システム「Jinjer勤怠」にシフト管理機能が備わっているのが特徴です。
所定労働時間や休日を反映したシフトを作成でき、条件を満たさない場合はアラートで通知します。
役割ごとに必要人数を把握できる機能も便利です。

4.複数店舗のシフト管理をスムーズにするコツ

これまで店舗ごとにシフト管理をしていた場合、複数店舗のシフトを一つの仕組みに統合するのはなかなかの手間がかかる作業です。
ルールや運用方法が店舗ごとにバラバラだと、統合そのものに時間がかかります。
しかし、シフト管理システムの導入と同時並行で進めれば、初期の負担を抑えながら、将来的には大幅な業務効率化につなげられます。
ここでは、複数店舗のシフトを一括で管理するコツをまとめました。

(1)クラウド型シフト管理システムを活用する

複数店舗のシフト管理を効率化する第一歩は、専用のクラウドサービスを導入すること。
クラウド上でシフト情報を一元管理できれば、どこからでもリアルタイムでシフトの確認や調整が可能です。
店長が出張中や休日であっても、スマートフォンから各店舗のシフト状況を確認し、必要な調整をその場で行えます。
スタッフ側も自分のシフトをスマートフォンやパソコンから確認・申請できるため、紙のシフト表を探す手間がなくなるでしょう。
加えて、システムが自動でデータをバックアップしてくれるため、シフト表の紛失や消失といったリスクも減らせます。

(2)シフト管理チームを組む

複数店舗のシフト管理を安定させるには、専任のシフト管理チームを設置することも効果的です。
各店舗の店長やマネージャーが個別にシフトを管理していると、店舗ごとにルールがばらつき、全体最適が図りにくくなるためです。
各店舗の代表者が定期的に集まり、全店舗のシフト状況や人員の過不足を共有する場を設ければ、店舗をまたいだ調整もスムーズに進められるでしょう。
各店舗のスタッフの希望や現場のニーズを総合的に把握したうえで、最適な運用方法を決めていくことが、個々の店舗の負担軽減にもつながります。

(3)店舗間の連携を強化する

複数店舗でシフトを管理するうえでは、互いにヘルプへ回れるような店舗同士の連携を強化することも欠かせません。
1店舗だけで欠員に対応しようとすると、特定の店舗やスタッフに負担が偏ってしまいやすいためです。
SlackやLINE WORKSなどのコミュニケーションツールを活用し、各店舗のシフト状況や人員の過不足をリアルタイムで共有すれば、急なシフト変更にも迅速に対応できるでしょう。
新規スタッフの採用時にも店舗同士で連携し、必要な人材について共通認識を持っておくと、採用のミスマッチを防ぎやすくなります。

(4)シフトパターンを標準化する

各店舗で使用するシフトパターンを標準化しておくことも、複数店舗管理を楽にするポイントです。
店舗によって早番・遅番の呼び方や時間帯の区切り方が異なっていると、店舗をまたいだ調整のたびに認識合わせが必要になり、余計な手間が発生します。
A店では早番と遅番のみ、B店では朝番・昼番・夕番・夜番といったように呼び方や区分が違う場合は、全店舗で表記や時間帯を統一しましょう。
標準化されたシフトパターンを基本としながら、各店舗の繁閑に応じて微調整を加えることで、統一感を保ちつつ現場の実態にも対応できます。
スタッフも共通パターンに慣れることで、シフト調整がよりスムーズになるはずです。

(5)システムを通じたデータ分析とAIの活用

シフト管理システムの中には、過去のシフトデータを分析し、AIを活用して最適なシフトを自動生成する機能を備えたものもあります。
人の手だけでシフトを組もうとすると、担当者の経験や勘に頼る部分が大きく、繁忙期・閑散期に応じた最適な人員配置を再現するのは困難です。
AI搭載システムであれば、過去の売上実績やスタッフの希望、過去のシフトパターンを考慮したうえで、無理・無駄・ムラの少ないシフト案を提案してくれます。
担当者はAIが作成したたたき台をベースに微調整するだけで済むため、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

(6)定期的な振り返りと改善

シフト作成やシフト管理の運用は、一度仕組みを整えたら終わりではなく、定期的に振り返り、改善点を洗い出していくことが重要です。
運用を始めた当初は適切だったルールも、店舗数や人員構成の変化にともなって実態に合わなくなっていくことがあります。
月に一度、店舗管理者やスタッフからシフト運用に関するアンケートを実施し、意見を反映する場を設けるとよいでしょう。
定期的な会議で改善策を具体化しながら運用ルールを見直していくことで、より効果的で無理のないシフト管理を継続できるようになります。

5.複数店舗でシフトを管理する際の注意点

複数店舗のシフト管理は、人材配置の効率化やコスト削減など業務全体の効率化に大きく貢献しますが、運用の仕方によってはかえって現場の負担を増やしてしまうこともあります。
一括管理を成功させるためには、いくつかの注意点を押さえておく必要があるでしょう。
ここでは、複数店舗でシフトを管理する際に意識しておきたい5つのポイントを紹介します。

(1)店舗間のコミュニケーションを徹底する

複数店舗でのシフト管理では、店舗間の情報共有やコミュニケーションが成功のカギを握ります。
シフトの変更が必要な場合や急な欠勤が発生した場合、店長同士やスタッフ同士でスピーディーな情報共有が必要です。
これを実現するためにも、定期的なミーティングを開催し、各店舗の責任者が集まってシフトや人員配置について意見交換をするとよいでしょう。
SlackやTeamsなどを活用すれば、チャットでリアルタイムの情報共有がはかどります。
スタッフ全員がアクセスできる連絡帳を作成し、重要な連絡事項を一元管理するのも有効です。

(2)スタッフを柔軟に配置する

スタッフが複数店舗で働けるようにするには、店舗同士が連携して研修を実施し、それぞれの現場で必要とされるスキルを習得してもらうことが求められます。
1店舗でしか通用しないスキルセットのままでは、応援体制を組もうとしても実際には機能しないケースが多いためです。
レジ操作や接客対応など共通の基本業務については、どの店舗でも一定水準で対応できるよう研修内容を標準化しておくとよいでしょう。
スタッフの希望やスケジュールを考慮した柔軟なシフト調整も欠かせません。
急な人手不足が発生した場合に店舗間でスタッフを融通し合える協力体制を整え、どの現場でも活躍できるスタッフの育成に尽力しましょう。

(3)コンプライアンスを遵守する

各店舗のシフトは、労働法に準拠していることが大前提です。
複数店舗で働くスタッフについては、勤務時間の合算を見落としやすくなります。
気づかないうちに法定労働時間を超えてしまうケースがあるため、特に注意が必要でしょう。
適切な休憩時間を設ける、店舗間の移動距離を考慮する、連続勤務を避けるなど、現場の声に耳を傾けながら、安心して働ける職場環境を構築することが大切です。
法で定められた休日の確保や、年有給休暇取得についても、複数店舗をまたぐスタッフほど管理が漏れやすいため、システム上でしっかり把握しておく必要があります。

(4)スタッフの負担軽減を優先する

複数店舗でのシフト調整は、スタッフにとって負担が大きくなりやすい点にも配慮が必要です。
移動を伴う勤務は疲労が蓄積しやすく、適切な配慮がなければ離職につながりかねません。
店舗間の移動時間を休憩にカウントせず労働時間として扱う、連続して長時間勤務にならないようシステム上で自動チェックするといった対応が考えられます。
スタッフの健康状態や仕事の負担について確認し、必要に応じて配置やシフト量を調整するなど、継続的なサポート体制を整えることも大切です。

(5)シフトの透明性と公平性を確保する

複数店舗のシフト管理は、シフトに携わるメンバーが一気に増えるため、決定プロセスの透明性がこれまで以上に重要になります。
決定の経緯が見えない状態が続くと、スタッフの間に不公平感が広がり、モチベーション低下や不満の原因になりかねません。
シフトの決定過程を公開し、公平なルールに基づいてシフトを割り当てることを徹底しましょう。
シフト希望の受付方法や優先順位の決め方をあらかじめ明文化し、全スタッフに共有しておくことも有効です。
特定のスタッフに負担が集中しないよう配慮しながら、誰もが納得できるシフト作成を心がけましょう。

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