シフト制の職場にとって、繁忙期と閑散期のシフト管理は非常に重要な課題です。
繁忙期には業務量が急増し、労働時間の調整や人員配置が難しくなる一方で、閑散期には業務量が減少し、従業員のモチベーション管理や労働時間の均等化が求められます。
この記事では、繁忙期と閑散期のシフトの違い、シフト作成のポイントについて紹介します。

1.繁忙期と閑散期のシフトにはどんな違いがある？

シフト管理は、繁忙期と閑散期で求められる対応が大きく異なります。
業務量や必要な人員数はもちろん、従業員のモチベーション管理やコストの考え方まで変化するため、時期に応じた柔軟な運用が欠かせません。
繁忙期と閑散期でシフト管理にどのような違いが生まれるのか、4つの観点から見ていきましょう。

(1)業務量・労働時間の違い

繁忙期には業務量が増加するため、従業員の労働時間が長くなる傾向があります。
そのため、十分なスタッフを確保し、シフトを細かく調整して過労を避けることが重要です。
一方、閑散期には業務量が減少するため、従業員の労働時間が短くなりがちです。
この時期には労働時間の削減や有給休暇の取得を奨励し、効率的に人員を配置します。
教育や研修の時間として利用するのも有効です。

(2)人員配置の違い

繁忙期は突発的な忙しさが予測されるため、人員配置に柔軟性が求められます。
緊急時に出勤してもらう人員を確保するなど、迅速に対応できる体制が重要です。
パートタイムやアルバイトを増員することも一般的です。
これに対して、閑散期は業務が安定しています。
シフトは比較的固定的に組むことが可能です。
安定したスケジュールを提供することで、従業員のワークライフバランスを保ちましょう。

(3)モチベーション管理の違い

スタッフのモチベーション管理についても、繁忙期と閑散期で異なります。
繁忙期は業務のプレッシャーが高く、従業員のストレスが増加しやすい傾向にあります。
インセンティブやボーナス、感謝の気持ちを示すイベントなどで、従業員のモチベーションを維持することが大切です。
定期的な休憩やリフレッシュの時間を設けることも忘れず行いましょう。
閑散期は業務が減少し、仕事のリズムが崩れやすいため、モチベーション維持が課題となります。
スキルアップの機会や社内研修を提供し、将来的なキャリアパスを示すことでモチベーション維持に努めましょう。
業務改善のアイデアを募るなど、従業員の主体性を引き出す取り組みも効果的です。

(4)コスト管理の違い

繁忙期には人件費が増加するため、コスト管理が非常に重要です。
効率的なシフト管理や業務プロセスの最適化を図り、コストを抑えつつ必要な人員確保が求められます。
また、予算の管理やコスト削減策も重要です。
閑散期には人件費抑制が可能ですが、急な需要増に対応する準備が必要です。
このため、必要最低限の人員での運営を目指しつつ、突発的な業務増加に対応できるような体制を維持しましょう。

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2.繁忙期・人手不足時のシフト作成のコツ5選

店舗の繁忙期は売上を伸ばすためにも人員確保が欠かせません。しかし、スタッフが思ったようにシフトに入らないケースも多々あります。
繁忙期で人手が不足しがちな場合のシフト作成のコツは以下の5つです。

• 実際の不足状況を把握する
• コミュニケーションを強化する
• 他店舗のヘルプを活用する
• メンバーに合わせてシフト構造を変える
• 時給UPなどのインセンティブを用意

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1)実際の不足状況を把握する

シフト作成の第一歩は、実際にどの程度人員が不足しているかを正確に把握することです。
感覚だけで判断してしまうと、必要な対策を見誤るおそれがあります。
そのためには、従業員の希望シフトと実際に必要な稼働時間を照らし合わせ、時間帯ごとの過不足を可視化することが有効です。
例えば、開店直後や夕方の混雑時間帯だけ人員が薄くなっているケースは少なくありません。
こうして不足状況を具体的な数字で把握できれば、勤務時間の延長依頼や出勤日の追加といった対策を、根拠を持って進められます。

(2)コミュニケーションを強化する

従業員との日常的なコミュニケーションは、シフト作成を円滑に進めるための鍵となります。
普段の関係性が薄いと、繁忙期に急な出勤をお願いしても協力を得づらいためです。
逆に、日頃から感謝の気持ちを伝えたり、仕事のやりがいを共有したりしていれば、いざというときに快く応じてもらいやすくなります。
例えば、繁忙期の見通しを事前に共有し、協力を仰いでおくといった一言があるだけでも印象は変わるでしょう。
信頼関係の積み重ねが、結果として柔軟なシフト調整につながります。

(3)他店舗のヘルプを活用する

自店舗だけでシフトが埋まらない場合は、他店舗へのヘルプ依頼も有効な選択肢です。
人手が足りない店舗と余裕のある店舗を組み合わせることで、全体最適な人員配置が実現できます。
そのためには、業務の標準化やインセンティブ設計をあらかじめ整えておくことが欠かせません。
店舗ごとにルールが異なると、応援に入るスタッフが戸惑ってしまうことがあるためです。
店舗ルールを可視化し、業務負担を軽減しておくことで、ヘルプスタッフも安心して働ける環境をつくりましょう。

(4)メンバーに合わせてシフト構造を変える

既存のシフト構造そのものを見直すことも、人手不足解消の有効な手段です。
従業員一人ひとりの生活スタイルに合わせて枠組みを柔軟に変えることで、これまで埋まらなかった時間帯を補えるようになります。
例えば、早朝の人手不足を解消するために、深夜勤務ができるフリーターと早朝に出勤しやすい主婦層の協力を仰ぐといった工夫が考えられます。
現行の従業員が持つ強みや希望をうまく組み合わせることで、無理のない形で人手不足をカバーできるでしょう。

(5)時給UPなどのインセンティブを用意

繁忙期に人員を確保するために、インセンティブを設けることも有効です。
「年末年始は＋200円」「夕方以降は＋100円」など、時給を上げることで応募者を増やし、人手不足を解消します。
時給アップは従業員の働く意欲を高めるだけでなく、新しい人材の確保にもつながります。
時間帯や曜日ごとの時給は、シフト管理システム上で簡単に設定できます。

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3.閑散期にシフトを組む上での注意点3選

閑散期のシフトでは、従業員の不満や離職に繋がらないよう注意が必要です。
具体的な注意点として、

• 労働時間の均等化を意識する
• 多様な勤務パターンの導入
• 職場の雰囲気に気を配る

の3つが挙げられます。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1)労働時間の均等化を意識する

閑散期には全体の業務量が減少するため、従業員の労働時間が不均等になりがちです。
特定の従業員に業務が集中してしまうと、不公平感からモチベーションの低下を招きかねません。
そのため、シフトを組む際には労働時間の均等化を意識することが重要です。
公平なシフト配分は、従業員の納得感やモチベーション維持につながります。
あわせて、労働時間の短縮に伴う収入減少を防ぐため、有給休暇の消化や研修日の設定といった工夫も有効でしょう。

(2)多様な勤務パターンの導入

閑散期には業務量が減るため、従来のシフトパターンだけでは従業員の希望や生活スタイルに合わなくなることがあります。
画一的な勤務形態にこだわり続けると、かえって不満の種になりかねません。
そこで、短時間勤務や週休3日制といった柔軟な勤務パターンを導入することが有効です。
従業員それぞれのプライベートと仕事のバランスを取りやすくなるだけでなく、長期的な定着にもつながるでしょう。

(3)職場の雰囲気に気を配る

閑散期には、従業員同士のコミュニケーションが希薄になる可能性があります。
定期的なミーティングや交流イベントを計画し、従業員同士の連携を保つことが重要です。
コミュニケーションが活発であれば、チームの結束力が維持され、業務の効率化や問題解決がスムーズに行えます。
また、従業員の意見や要望を積極的に取り入れることで、シフトに対する満足度も高まります。
「シフトに入れない」「思ったより稼げない」などの不満を受け止めることも重要です。
シフトに入れない不満から退職につながるケースもあります。
入れないのは閑散期の今だけであることをきちんと伝え、繁忙期にはたくさんシフトに入れることを理解してもらうよう努めましょう。

4.繁忙期・閑散期と関わりの深い「変形労働時間制」とは

変形労働時間制とは、労働時間を繁忙期と閑散期に応じて調整する制度です。
繁忙期には所定労働時間を長くし、閑散期には短くすることができます。
全体としての法定労働時間を超えないように調整されるため、労働時間の柔軟な運用が可能です。

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変形労働時間制は4種類

変形労働時間制には4つの種類があります。
「1か月単位の変形労働時間制」は、1か月以内の期間を平均して、1週間あたりの労働時間が40時間以内となる労働時間を設定できます。
月末や月初に業務が集中する事業に適しています。
「1年単位の変形労働時間制」は、1か月を超える1年以内の期間において、1週間あたりの労働時間が40時間を超えないよう調整します。
季節による業務量の変動が大きい事業に適しています。
「1週間単位の変形労働時間制」は、小規模な事業（従業員数30人未満の小売、旅館、飲食店など）において、1週間単位で労働時間や休日を調整できる制度です。
「フレックスタイム制」も変形労働時間制の一種です。
従業員が始業及び終業時間を自由に決定できる制度で、一定期間内に定められた総労働時間の枠内で働きます。
育児や通勤ラッシュ回避のために利用されることが多いです。

(2)変形労働時間制にはシフト管理システムが好相性

変形労働時間制の管理にはシフト管理システムの導入が非常に有効です。
変形労働時間制の運用には複雑なスケジューリングと管理が求められます。
運用を間違えると、業務量の偏りや繁忙期の過労など、デメリットが生じる恐れも。
システムを導入することで、複雑な業務を効率的に処理でき、労務管理を大幅に効率化できます。

5.変形労働時間制にシフト管理システムが有効な理由

変形労働時間制の手作業での運用には限界があります。
対象期間が長くなるほど計算は複雑になり、担当者の負担も増していくためです。
ここでは、シフト管理システムを活用することで変形労働時間制の運用がどのように改善されるのか、4つの観点から解説します。

(1)複雑な勤務パターンを自動で管理できる

変形労働時間制では、対象期間全体で法定労働時間の枠内に収まるよう、日々の所定労働時間を細かく設計する必要があります。
手作業でこれを行うと、計算ミスや調整漏れが起こりやすいものです。
シフト管理システムを使えば、繁忙期に長め、閑散期に短めといった労働時間の設定を自動で反映し、期間全体のバランスを崩さずに調整できます。
担当者は個々の計算に追われることなく、全体の配分に集中できるようになるでしょう。

(2)最新の法改正にスムーズに対応できる

労働基準法をはじめとする労務関連の法令は、たびたび改正が行われます。
自社の就業規則やシフト運用がその都度きちんと対応できているか、担当者が一つひとつ確認するのは大きな負担です。
シフト管理システムの多くは、法改正を反映したアップデートが提供される仕組みになっています。
そのため、担当者が最新の法令をすべて把握していなくても、システム側の設定に沿って運用するだけで、法令に沿ったシフトを維持しやすくなります。

(3)従業員への労働時間配分を公平にできる

変形労働時間制の対象期間が長くなるほど、特定の従業員に労働時間が偏っていないかを目視で確認するのは困難に。
偏りが放置されると、不公平感から従業員の不満につながりかねません。
シフト管理システムでは、期間を通じた個々の労働時間を自動で集計・可視化できるため、配分の偏りにいち早く気づくことができます。
公平な労働時間配分は、従業員の納得感や職場への信頼にもつながるでしょう。

(4)人為的ミスや法令違反のリスクを抑えられる

Excelや手書きの表で管理していると、入力ミスや集計漏れが起こりやすくなります。
こうしたミスは、意図せぬ法令違反につながるリスクもはらんでいます。
シフト管理システムであれば、労働時間の上限や休憩時間といった法的な要件を設定しておくことで、要件を満たさないシフトが組まれた場合にアラートを出す仕組みも活用できます。
担当者の負担を減らしながら、コンプライアンス面のリスクも抑えられるようになります。

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