シフト制を採用している職場にとって、従業員のシフト希望を集めることは重要な業務の一つです。
効率的にシフト希望を集め、公平かつスムーズに業務を進めるためには、いくつかのポイントがあります。
この記事では、アルバイト・パート向けに「シフト希望を提出する際の注意点」を解説しつつ、店長向けに「シフト希望を効率よく集めるコツ」もお伝えします。

1.シフト希望の提出はなぜ重要？

シフト希望の提出は、従業員と管理者の双方にとって重要な意味を持ちます。
従業員にとっては働き方の希望を伝える手段であり、管理者にとっては適切な人員配置を行うための土台です。
ここでは、シフト希望の提出がなぜ重要なのか、3つの観点から解説します。

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(1) 従業員のワークライフバランスを守るため

シフト希望の提出は、従業員が仕事と私生活のバランスを取るために欠かせないプロセスです。
希望を伝える機会がなければ、無理な働き方を強いられることになりかねません。
例えば、学業と両立するスタッフが試験期間の勤務を調整できなければ、学業に支障が出たり、最悪の場合は離職につながったりすることもあるでしょう。
希望を伝えられる仕組みがあることで、従業員は無理なく長く働き続けられます。

(2) 管理者が必要な人員を確保するため

管理者にとって、シフト希望の提出は必要な人員を過不足なく確保するための重要な情報源。
希望が集まらなければ、人手が足りなくなったり、逆に人員が余ってしまったりと、店舗運営に支障が出るためです。
例えば、週末の繁忙時間帯に希望者が偏って提出されれば、平日の人員不足に早めに気づき、他のスタッフへの声かけなど対策を打つことができます。
希望を早期に把握できるかどうかが、円滑な店舗運営の鍵を握っていると言えるでしょう。

(3) 職場全体の満足度と定着率を高めるため

シフト希望が適切に反映される職場は、従業員の満足度が高まりやすく、結果として定着率の向上にもつながります。
希望が通らない状態が続くと、不公平感から不満が募り、離職の一因になりかねないからです。
例えば、毎回希望が通らないスタッフがいれば、その不満は本人だけでなく周囲のモチベーションにも波及することがあります。
希望に耳を傾ける姿勢を持つことは、職場全体の雰囲気づくりにも良い影響を与えるでしょう。

2.シフト希望の提出方法

シフト希望の提出方法は職場によって異なり、それぞれにメリット・デメリットがあります。
紙の申請用紙を使う職場もあれば、LINEやメールで済ませる職場、専用システムを導入している職場までさまざまです。
どの方法を選ぶかによって、提出漏れの起きやすさや管理者の集計負担も変わってきます。
ここでは代表的な3つの提出方法を紹介し、それぞれの特徴を見ていきましょう。

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(1) メールやLINEでの提出

メールやLINEは文書としての証拠が残るため、口頭でのやり取りに比べて誤解を避けやすい方法です。
メールの場合は件名に「シフト希望」と自分の名前を明記し、本文では希望する日付と時間を箇条書きで簡潔に伝えるのが基本です。
ただし、他の連絡と混在してメッセージが埋もれてしまったり、店長側で一件ずつ内容を確認・転記する手間がかかったりする点には注意が必要でしょう。
複数人分をまとめて管理するには不向きな面もあります。

(2) 専用アプリやサイトを利用

シフト管理システムや日程調整サイトを使う方法で、フォーマットが統一されているため、他の連絡に埋もれて提出漏れや誤入力が起きるリスクを大幅に減らせます。
管理者側は集まった希望を一覧で確認できるため、集計や突き合わせの手間も軽減されるのが大きな利点です。
従業員数が多い店舗ほど、専用ツールを使うことで管理者の負担軽減を実感しやすいでしょう。

(3) 直接対話や電話での提出

緊急の変更や特別な事情がある場合は、直接対話や電話での提出が適しています。
急な体調不良や家庭の事情など、すぐに伝える必要があるケースでは、対面や電話のスピード感が役立つでしょう。
ただし、口頭だけのやり取りは後から「言った・言わない」のトラブルに発展しやすいため、内容を確認したらメールやLINEなどで記録を残しておくことが望ましいです。

3.シフト希望提出の際の注意点

シフト希望をスムーズに反映してもらうためには、従業員側にもいくつか心がけたいポイントがあります。
管理者の負担を減らすことは、結果的に自分の希望が通りやすくなることにもつながります。
ここでは、シフト希望を提出する際に意識したい3つの注意点を紹介します。

(1)期限を守る

シフト作成は、希望を調整しながら人員のバランスを取る、管理者にとって負担の大きい業務。
提出期限に遅れる人が一人でもいると、シフト作成が滞り、他の従業員にも迷惑がかかります。
期限を守ることは、管理者がシフトを作成しやすくなり、自分自身の希望が反映されやすくなることにもつながるでしょう。

(2)具体的に記述する

メールやLINEで希望を伝える際は、細かい曜日や時間帯まで具体的に記載することが大切です。
「午後から」といった曖昧な表現ではなく、「13時から17時まで」のように具体的な時間を記述することで、管理者との認識のズレを防げます。
曖昧な希望は、結果として希望と異なるシフトが組まれる原因にもなりかねません。

(3)変更がある場合は早めに通知

シフト確定後、体調不良や急な予定などでどうしても変更しなければならないケースもあるでしょう。
直前の連絡は他の従業員への負担増につながる可能性があるため、変更が必要だとわかった時点でできるだけ早めに相談することが重要です。
早めの共有は時間的余裕を生み、職場全体の混乱を防ぐことにもつながります。

4.店長向け！シフト作成における優先度の付け方

シフト作成では、従業員の希望をすべて100%叶えることは現実的に難しく、さまざまな要素の優先度を見極めながら組み立てる必要があります。
優先度の付け方が曖昧なままだと、特定の従業員に不満が偏ったり、逆に業務に支障が出たりすることもあります。
ここでは、効率的な人員配置と従業員満足度の両立を目指すための優先度の考え方を紹介します。

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(1) 従業員のニーズの理解

最優先すべきは、従業員一人ひとりの個々のニーズです。
これはスキルや役割だけでなく、学校のスケジュールや家庭の事情といった個人的な制約も含まれます。
こうした背景を理解せずにシフトを組んでしまうと、無理な出勤を強いることになり、離職やモチベーション低下につながりかねません。
日頃から従業員の状況を把握しておくことが、優先度判断の土台になります。

(2) 業務の緊急度と重要度

次に反映すべきは、業務の緊急性と重要性です。
緊急かつ重要なタスク（繁忙期の人員確保など）は優先度を高く設定する必要があります。
一方で、重要ではあるが緊急でないタスクは、無理に即座の対応を求めず、計画レベルにとどめておくのが賢明です。
緊急度と重要度を切り分けて考えることで、場当たり的なシフト調整を減らせます。

(3)フィードバックの活用

シフトが完成しスタッフに共有したら、そこで終わりにせず、従業員からのフィードバックを収集して次回のシフト作成に活かすことが大切です。
不満を早期にキャッチできれば、従業員満足度を高めながら業務効率も向上させられるでしょう。
曜日や時間が固定の場合は、雇用契約書の内容を見直し・更新することも効果的な対応の一つです。

5.効率的にシフト希望を集める方法

ここまで従業員側の注意点と店長側の優先度の付け方を見てきましたが、そもそも希望を集める仕組み自体を見直すことで、双方の負担を大きく減らせます。
ここでは、効率的にシフト希望を集めるための具体的な方法を5つ紹介します。

(1)提出しやすいツールの活用

シフト希望を集める際は、従業員が希望を出しやすい環境を整えることが大切です。
提出期限を明確にし、提出方法をシンプルにすることが基本になります。
専用アプリを使えばスマートフォンから手軽に提出できますが、管理者側の集計・調整作業まで考えると、PCでの一覧確認や自動集計に対応したクラウド型システムの方が、複数店舗・多人数のシフトを扱う現場では効率的だと言えるでしょう。

(2)公平・平等を心がける

シフト希望を集めた後は、それらを公平に反映させるシフト作成が求められます。
従業員の役割や経験、スキルを考慮しながら、必要な人数とのバランスを取ることが重要です。
特定の従業員ばかりが希望通りになる、あるいは通らないといった偏りが続くと不満の温床になるため、判断基準を明確にしておくことが求められます。

(3)コミュニケーションを重視する

シフト希望を効率よく集めるためには、従業員のニーズを理解し、それに応える柔軟性が必要です。
従業員とのコミュニケーションを密にし、希望を適切に反映させることで、職場の満足度を高めることができます。
日頃からの声かけや相談しやすい雰囲気づくりも、希望が出しやすい環境の土台になるでしょう。

(4)雇用契約書で曜日や時間を指定する

スタッフを採用する時点で、働ける曜日、時間帯、日数などを雇用契約書に明記するのも効果的です。
その雇用条件を約束した上で、通常は変更を認めない（変更希望が多くなる場合は契約書の更新を行う）といった運用にしましょう。
あらかじめ働くスタイルを定めておくことで、都度希望を聞く手間が減り、シフト作成の効率が大きく向上します。
毎月の申請が不要になるため、スタッフ側の負担軽減にもつながります。

(5)シフト管理システムを導入する

シフト作成の効率化には、シフト管理システムの活用が有効です。
希望の収集から調整までをシステム上で一元管理できるため、人件費の管理や労務コンプライアンスの強化にも寄与します。
特にPC対応のクラウド型システムであれば、複数人分の希望を一覧で見比べながらシフトを組めるため、スマホアプリ単体の運用よりも管理者側の作業効率が高まりやすいでしょう。

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