コラム
2025.01.14
シフト制だと有休が取りづらい?スタッフが休みを取りやすくするシフト管理のコツとは
シフト管理

シフト制の職場では、有休を取りたいと思っても、さまざまな理由から申請をためらってしまうスタッフが少なくありません。
人手不足や希望の重複、ルールの不明確さなどが原因で、結果的に有休を消化できずに終わってしまうケースも多いのが現状です。
しかし、適切なシフト管理を行い、環境を整えることで、スタッフが安心して有休を取得できる職場を作ることは十分に可能です。
本記事では、シフト制の職場で有休が取りづらい理由を整理し、スタッフが休みを取りやすくするためのシフト管理のコツをまとめました。
シフト管理システムの活用によって、有休取得をスムーズにする方法についても参考にしてください。
目次
1. シフト制の職場で有休が取りづらい理由とは?
シフト制の職場では、有休を取得するのが難しいと感じるスタッフが多くいます。
人手不足や調整の難しさ、ルールの不明確さなど、さまざまな要因が休みづらさにつながっているのが現状です。
しかし、これらの課題を理解し、適切なシフト管理を行うことで、スタッフが安心して有休を取得できる環境を作ることは可能です。
シフト制の職場で有休が取りづらくなる主な理由を解説します。
- ・人手不足で休みにくい
- ・有休取得の申請ルールが不明確
- ・他のスタッフとの調整が難しい
- ・繁忙期やイベント時に休みにくい
以下、詳しく見ていきましょう。
(1) 人手不足で休みにくい
人手不足の職場では、有休を申請しても他のスタッフに負担がかかるため、遠慮してしまいがちです。
特に慢性的な人手不足の状態では、通常業務を回すだけでも精一杯であり、誰かが休むとその分のカバーが必要になります。
その結果、スタッフ同士で「申し訳ない」という気持ちが生まれ、休みを取りにくくなるのです。
適切な人員配置を行い、余裕のあるシフトを組むことが、有休取得をスムーズにする鍵となります。
(2) 有休取得の申請ルールが不明確
有休を取得しやすい環境を作るには、明確なルールが必要です。
申請の期限や手続きが曖昧だと、スタッフはどのタイミングで申請すればよいのか迷ってしまいます。
また、ルールが不明確だと「誰かが休みすぎている」「自分だけ休めていない」といった不満が生じやすくなります。
公平性を保ち、スタッフが遠慮せずに有休を取得できるよう、明確な申請ルールを設定することが大切です。
(3) 他のスタッフとの調整が難しい
シフト制では、他のスタッフとのバランスを考えながら休みを取る必要があります。スタッフごとに希望の休みが重なったり、人員の配置に偏りが出たりすると、調整が難航します。
特に、同じポジションのスタッフが一斉に休みを希望すると、代わりを見つけるのが困難なことも。
事前に希望休の調整ルールを設けたり、交代要員を確保したりすることが重要です。
(4) 繁忙期やイベント時に休みにくい
飲食店や小売業など、特定の時期に業務が集中する職場では、繁忙期に有休を取りづらくなる傾向があります。
大型連休、セール期間などは、全員がフル稼働しなければならないことも多く、有休を申請しづらくなります。
また、「忙しい時期に休むのは申し訳ない」と感じ、スタッフ自身が申請を控えるケースもあります。
繁忙期の有休取得を可能にするには、早めにスケジュールを組み、計画的に休みを割り当てることが重要です。
2. スタッフが有休を取りやすくするシフト管理のポイント

シフト制の職場では、有休取得のしやすさがシフト管理の方法によって大きく左右されます。
申請ルールが曖昧だったり、シフトの調整が難しかったりすると、スタッフは「休みにくい」と感じてしまいがちです。
しかし、適切な管理体制を整え、公平なシフト作成を心がけることで、有休をスムーズに取得できる環境を作ることができます。
ここでは、スタッフが安心して有休を取れるようにするためのシフト管理のポイントを紹介します。
- ・事前に有休取得のルールを明確化する
- ・シフト希望を早めに回収し、調整しやすくする
- ・公平なシフト作成を心がける
- ・突発的な休みにも対応できる体制を整える
- ・有休取得を促進する職場文化をつくる
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
(1) 事前に有休取得のルールを明確化する
有休を取りやすくするためには、明確なルールを設けることが重要です。
申請の締め切りや手続きが曖昧だと、スタッフは「この時期に申請しても大丈夫なのか」と迷い、結果的に有休取得をためらってしまいます。
また、ルールが不明確なままだと、一部のスタッフだけが休みを取りやすい状況になり、不公平感が生じることもあります。
有休の申請期限や取得可能な人数を明示し、全員が平等に休める環境を整えることが大切です。
(2) シフト希望を早めに回収し、調整しやすくする
シフト希望を早めに回収することで、有休を含めた調整がスムーズに進みます。
申請のタイミングが遅れると、すでに確定したシフトとの兼ね合いで変更が難しくなり、希望が通らないケースが増えてしまいます。
他のスタッフの予定と照らし合わせる時間が十分に確保できないため、不公平感が生まれることもあるでしょう。
余裕を持ってシフト希望を提出してもらい、管理者側も早めに調整を行うことで、スムーズなシフト作成が可能です。
(3) 公平なシフト作成を心がける
特定のスタッフに負担が集中すると、不満が生じるだけでなく、有休取得のしやすさにも影響を及ぼします。
例えば、同じメンバーばかりが休日に勤務を入れられていると、休みを申請しづらくなることも。
また、経験のあるスタッフにばかりシフトが偏ると、新人が成長する機会を奪い、結果的に職場のバランスが崩れる原因になります。
誰もが公平に働けるようにシフトを組むことで、有休を申請しやすい職場環境を実現できます。
(4) 突発的な休みにも対応できる体制を整える
急な体調不良や家庭の事情で、スタッフが突発的に休むことは避けられません。
しかし、代わりのスタッフをすぐに手配できる仕組みがなければ、他のメンバーに大きな負担がかかってしまいます。
そうした事態に備えるためには、複数のスタッフが同じ業務をこなせるように教育を行ったり、緊急時の交代要員を確保しておくことが大切です。
あらかじめバックアップ体制を整えておくことで、スタッフも安心して有休を取得できるようになります。
(5) 有休取得を促進する職場文化をつくる
どれだけ制度を整えても、「有休を取りづらい雰囲気」があると、スタッフは休みを申請しにくくなります。
特に、上司や先輩がほとんど有休を取らない職場では、「自分だけ休むのは気が引ける」と感じるスタッフも少なくありません。
また、「休みを取ること=迷惑をかけること」と考える文化があると、心理的なハードルが高くなります。
管理者自身が積極的に有休を取得し、スタッフ同士で休みをサポートし合う意識を持つことで、有休を取りやすい職場環境が生まれます。
3.シフト管理システムを導入するメリットとは?
シフト管理を効率化し、スタッフが有休を取りやすい環境を整えるには、シフト管理システムの導入が効果的です。
従来の手作業による管理では、希望の取りまとめやシフト作成に時間がかかり、不公平が生じることも少なくありません。
突発的な休みへの対応や、有休の取得状況の把握が難しく、管理者とスタッフの双方に負担がかかることがあります。
システムを活用すれば、こうした課題を解決し、スムーズなシフト運営を実現できます。
ここでは、シフト管理システムを導入することで得られる主なメリットを紹介します。
- ・スタッフがスマホで簡単に希望提出できる
- ・自動シフト作成で公平性を保ちやすい
- ・突発的な休みの調整がスムーズになる
- ・有休の取得状況を可視化できる
それぞれについて、以下で見ていきましょう。
(1) スタッフがスマホで簡単に希望提出できる
シフト管理システムを導入すると、スタッフがスマホから簡単にシフトの希望を提出できるようになります。
紙の申請書や口頭での伝達では、情報の伝達ミスや管理の手間が発生しやすく、希望が適切に反映されないこともあります。
また、スタッフ側も出勤のたびに申請を行う必要がなくなり、好きなタイミングで希望を入力できるため、利便性が向上します。
管理者もリアルタイムで希望を確認できるため、シフト調整のスピードが上がり、効率的な管理が可能になります。
(2) 自動シフト作成で公平性を保ちやすい
シフト管理システムには、自動でシフトを作成する機能があり、公平なシフト割り当てを実現しやすくなります。
手動で作成する場合、管理者の主観や人間関係の影響を受けやすく、特定のスタッフに負担が偏ることがあります。
しかし、システムを活用すれば、勤務回数や希望休を考慮した上で、バランスの取れたシフトを自動で割り当てることが可能です。
結果として、スタッフ間の不公平感が減り、シフトに対する不満が少なくなることが期待できます。
(3) 突発的な休みの調整がスムーズになる
急な体調不良や家庭の事情による休みが発生した際も、シフト管理システムを活用すればスムーズに対応できます。
従来の方法では、管理者が個別に代替要員を探し、連絡を取る手間が発生し、対応が遅れることも少なくありません。
しかし、システムを導入すれば、シフト変更の通知を一斉送信できたり、代わりに出勤可能なスタッフを自動でリストアップしたりする機能が活用できます。
その結果、管理者の負担が減り、スタッフの休みが取りやすい環境を作ることにつながります。
(4) 有休の取得状況を可視化できる
シフト管理システムを導入すると、有休の取得状況をひと目で把握可能です。
手作業で管理していると、「誰が何回有休を取得したか」が分かりにくくなり、不公平な取得状況が生じることもあります。
スタッフ自身も自分の有休の残日数や、取得しやすいタイミングを確認しやすくなります。
管理者とスタッフの双方が可視化された情報を共有することで、スムーズな有休取得を実現しましょう。
有給休暇が取得しやすい職場づくりを実現する「R-Shift」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数2万店超
アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(2)柔軟にカスタマイズ可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(4)直感的に操作できる現場志向のシステム
高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。
基本操作はマウスだけでOK。
公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!