慢性的な人手不足に悩まされている小売業界。少人数かつシフト制で店舗運営を行うための方法として、マニュアルを用意することが挙げられます。この記事では、マニュアル作成時のポイントや、少人数でもシフトが回る生産性向上のヒントをお伝えします。

1.なぜ小売業では店舗マニュアルが重要なのか

(1)シフト制は教える時間が限られている

小売業の店舗スタッフはシフト制勤務です。各自で就業時間が異なり、メンバーも毎回変わります。

そのため、誰か一人がつきっきりで研修をおこなうことが難しく、「とにかく現場に出て仕事を覚えてもらおう」という教育方針のお店も多いかと思います。

しかし、この方法ではスタッフの前職までの経験や適性によって仕事を覚えるスピードに大きく差が出ます。

場合によっては「入社後、ほとんど放置されている」とも捉えられかねません。

現場で教えられる時間が限られているからこそ、マニュアルが存在することで、業務の予習復習ができ、業務の基本を身につけることができます。

(2)スタッフの入れ替わりが激しい

小売業の多くはアルバイトやパートのメンバーで現場を回しています。

進学や引っ越しなどでスタッフが入れ替わることも多く、新しいスタッフへの引き継ぎや研修が頻繁に発生します。

ある程度業務の情報をマニュアルとしてまとめておくことで、同じ説明を何度もする手間が省け、現場の他の業務に時間を割くことができます。

(3)小売業は業務の標準化が必要

特に複数店舗を運営している場合、店舗によって仕事のやり方が違ったり、接客時の案内方法が異なるケースがあるのではないでしょうか。

マニュアルの存在は、全スタッフに基準となる方法を示すことを意味します。つまり各店舗が同水準のサービスを提供できるようになるのです。

また、「この方法よりB店のやり方がいいのでは」「今までのやり方よりマニュアルのやり方がいいかも」など、現場の業務改善にもつながります。

2.小売業のマニュアル作成のポイント

(1)マニュアルは大きく3種類

一口に「マニュアル」と言っても、接客のためのマニュアルと、バックヤード作業のためのマニュアルとでは目的が違います。

小売業の場合であれば、以下の3つのマニュアルを用意できるのが理想です。

・基本マニュアル

就業規則をはじめ、現場での服装規定、身だしなみ、店舗の公衆衛生などのルールをまとめます。

・接客マニュアル

お客様対応の基本（言葉遣い、表情、おじぎの角度など）、レジ対応の方法、よく聞かれる質問とその回答、クレーム対応の方法などをまとめます。

・業務マニュアル

発注、仕入れ、品出し、売場づくり、販促物作成、値引き、返品、廃棄など、接客以外の業務についてまとめます。

(2)5W2Hを明確にする

業務をマニュアルに落とす際には、誰が読んでも同じ行動をとれるよう細かい情報まで記載する必要があります。

• いつ（曜日や時間帯）
• どこで（店頭なのかバックヤードなのか）
• 誰が（店長やリーダーの業務なのか、誰でも行える業務なのか）
• 何を・どのくらい（商品や数量）
• なぜ（この業務が必要な理由）

など、いわゆる「5W2H」の要素は最低限記載しておきましょう。

(3)マニュアルに従うメリットを記載

マニュアルを用意しても、現場のスタッフが活用してくれなければ生産性の向上は期待できません。

なぜ記載通りにおこなう必要があるのか、その方法で行うとどのようなメリットがあるのか記すことで、スタッフの動機づけになり、職場にしっかりとマニュアルを根づかせることができます。

(4)過去のミスやエラーの情報も共有

マニュアル作成時、「過去に起きたミスやエラー」の情報も掲載することで、より現場に沿った内容にすることができます。

ミスやエラーの内容、原因、対処法や防止法などは新人育成の際にも役立ちます。

単に業務を遂行するだけでなく、先輩スタッフの経験や知見（ミスを起こしたあと、どうやって対処したのか）などを共有しておくことで再発防止になり、より良い店舗運営を目指すことができるのです。

3.小売業の生産性向上はシフト管理がポイント！

小売業の生産性向上で真っ先に取り組むべきなのが、シフト管理の効率化です。

シフト作成・シフト管理業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、店長にとってもスタッフにとっても働きやすい環境を整備しましょう。

具体的にやるべき内容は以下の3つです。

• シフトの組み方を工夫し研修を充実させる
• 他店舗からのヘルプを活用
• 予測に基づくシフト作成

それぞれについて、詳しく説明します。

(1)シフトの組み方を工夫し研修を充実させる

マニュアルだけではなかなか仕事は覚えられないもの。

新しく入ったスタッフに業務を覚えてもらうために、経験豊富なスタッフと一緒の時間にシフトに入ってもらう、という方法もあります。

現場で実際に先輩スタッフがどう対応しているのかを見て理解することで、仕事のやり方が具体的にイメージできるようになります。

新人以外のスタッフが新しい業務を覚える際にも、ベテランスタッフと組む方法が有効です。

発注、棚卸しなど、特定のメンバーしかできなかった業務も、対応できる人数が増えることで現場が回りやすくなります。

(2)他店舗からのヘルプを活用

複数店舗を運営している場合、他の店舗からヘルプのメンバーに出勤してもらう、という方法も有効です。

経験豊富なスタッフの活躍の場を増やせる上、新しく人を雇うよりもスムーズに運営を行うことができます。

店舗間での接客の仕方、案内の方法などの微妙な違いも明らかになり、現場の業務改善のきっかけづくりにもなるかもしれません。

(3)予測に基づくシフト作成

忙しい日にスタッフが足りなかったり、逆に客数が少ない日にスタッフが多すぎたり、といった経験がある店長さんも多いのではないでしょうか。

特定の曜日や天気予報、繁忙期・閑散期、売上予算などによって、実際の必要人員も変わります。

シフト管理システムを使うことで、これらの要素に対応したシフト作成をおこなうことも可能です。

4.小売業の生産性向上事例3選

小売業・サービス業では、シフト管理を改善したことで生産性向上につながった事例がいくつもあります。

シフト管理システム「R-Shift」を活用した具体的な事例を3つ紹介します。

(1)株式会社ロフト／シフト作成時間50％削減「見える化」推進

株式会社ロフトでは、R-Shiftのシフト自動作成機能を活用しています。
R-Shiftの検証段階で、シフト作成時間が半分以下になることがわかり、3ヵ月間で100以上の店舗へのシステムを展開。
 各スタッフのスキルも考慮したシフト表が自動作成でき、本社にいるスタッフも自席のパソコンから各店舗のシフト作成状況を確認可能にしました。

詳しい導入事例についてまとめたインタビューもぜひご覧ください。

ロフト様のシフト管理システム導入事例

(2)株式会社オオゼキ／全店で1500万円以上のコスト削減を達成

関東を中心にスーパーマーケットを展開するオオゼキでは、レジ部門のシフト表を自動作成することで、シフト作成時間を80％短縮。
さらに、人員投入の ムリ・ムラ・ムダを徹底して削減することで、全店で1500万円以上ものコスト削減に成功。
 また、MH(マンアワー)管理によって店舗応援の効率化やパート採用の効率化を実現しています。

導入インタビューは以下のページで公開しています。

オオゼキ様のシフト管理システム導入事例

(3)PPIH（ドン・キホーテ）／仕事の見える化→人時生産性向上！

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス。

「各店舗でシフト作成方法にばらつきがある」「レジ台数の多さから割当作業が煩雑」などの課題をR-Shiftで解決しました。

特に活用しているのが「レジ情報可視化機能」。
レジの割当実績確認以外にも、勤怠管理システムと連動できるようカスタマイズしたことで、勤務時間数や遅刻早退、貢献度 （無理してシフトを替わってくれた、など）が把握できるようになりました。

詳しいインタビューもぜひご覧ください。

PPIH様のシフト管理システム導入事例

生産性向上に効果的なシフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！