店舗の現場では、急なシフト変更をお願いせざるを得ない場面も少なくないでしょう。
しかし、会社都合のシフト変更は、内容や進め方によっては違法と判断されるおそれがあります。
知らないうちに法律違反をしていた、従業員との信頼関係が崩れてしまった、という事態は避けたいものです。
本記事では、急なシフト変更が違法となるケース、ならないケースを整理しました。
トラブルを防ぐための手続きや、シフト変更そのものを減らすコツも解説します。

1.会社都合の急なシフト変更は違法？

「人手が足りないから明日も入ってほしい」
「売上が厳しいから今日は早上がりで」
など、急なシフト変更をお願いしたくなる場面もあるでしょう。
しかし、会社都合のシフト変更は、内容や進め方によっては違法と判断されるケースがあります。
ここでは、違法となるケースと違法とならないケースについて、それぞれ詳しく説明します。

(1)シフト変更が違法となるケース

従業員の同意を得ずに、会社都合でシフト変更をすることは違法です。
一度確定したシフトは、会社と従業員の間で合意した労働条件の一部と考えられているからです。
また、雇用契約の内容と異なる勤務も違法となる場合があります。
具体的に違法となるケースとしては、以下が挙げられます。

• 雇用契約で定めた日数分のシフトに入れない
• 従業員の同意なしで勤務時間を短縮する
• 従業員の同意なしで、シフト決定後に休日を変更する

特に注意したいのが、会社側の都合でシフトを削ったり、早上がりさせたりするケースです。
会社の責任で従業員を休ませた場合、労働基準法第26条に基づき、平均賃金の60%以上の休業手当を支払う義務が生じます。
従業員の労働条件を一方的に変更することは許されません。
従業員の権利を守るためにも、シフト変更時には必ず本人の同意を得ることが重要です。

(2)シフト変更が違法とならないケース

一方で、シフト変更が違法とならないケースも存在します。
正当な理由があり、適切な手続きを踏んで行われたシフト変更は、違法とはみなされません。
具体的には以下のケースです。

• 自然災害による業務の中断が理由でシフトを変更する場合
• 設備の故障など予期せぬ技術的な問題が発生し、業務を遂行できない場合

これらの状況では業務の継続が難しく、シフト変更はやむを得ないものと考えられます。
また、従業員本人から変更の申し出があった場合や、事情を説明したうえで本人が納得して合意した場合も、問題にはなりません。

ただし、「違法ではない」ことと「賃金を支払わなくてよい」ことは別の問題です。
地震や台風などの自然災害は、会社の努力では避けられない不可抗力とされるため、休業手当の支払い義務は生じないのが一般的です。
一方で、設備の故障や機械のトラブルは、会社が管理すべき範囲の出来事とみなされやすく、休業手当の支払いが必要になる可能性があります。
判断に迷うときは、労働基準監督署や社会保険労務士に相談するとよいでしょう。

2.違法なシフト変更を防ぐには

違法なシフト変更を防ぐためには、従業員とのコミュニケーションをしっかりと行い、適切な手続きを踏むことが欠かせません。
厚生労働省も2022年1月に「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を公表し、シフトの作成や変更の手続きをあらかじめ労使で話し合って決めておくことを推奨しています。
現場の店長やマネージャーが押さえておきたいポイントは、次の5つです。

• シフト変更時は必ず従業員の同意を得る
• 同意の内容は書面やデータで記録に残す
• シフト変更のルールを決めて周知する
• シフト管理システムで労働条件を正確に反映する
• 変更後のフォローアップを欠かさない

それぞれ詳しく見ていきましょう。

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(1)シフト変更時は必ず従業員の同意を得る

シフトを変更する際は、どんなに急いでいても、必ず従業員本人の同意を得るようにしましょう。
一度確定したシフトは労働条件の一部であり、会社が一方的に書き換えることはできません。
「店長に頼まれたから断れなかった」という形だけの同意では、後からトラブルに発展するおそれもあります。
変更の理由や新しいシフトの内容を丁寧に説明し、断ることもできる雰囲気のなかで、納得したうえで合意してもらうことが大切です。

(2)同意の内容は書面やデータで記録に残す

従業員から同意を得たら、その内容を書面やデータで記録しておくことをおすすめします。
口頭だけのやり取りでは、「言った・言わない」の食い違いが起きやすいものです。
忙しい時間帯にバックヤードで声をかけただけだと、後日「同意した覚えはない」と言われても確認するすべがありません。
変更日時や理由、本人が了承したことをメールやチャット、シフト管理システム上に残しておけば、会社と従業員の双方にとって安心材料になります。

(3)シフト変更のルールを決めて周知する

シフト変更に関するルールを明確に定め、従業員に周知するのも効果的です。
ルールがないと、変更の頼み方や受け方が店長ごと、人ごとにばらばらになり、不公平感や混乱を招きがちです。
「シフトの確定は前月20日」「確定後の変更は原則として勤務日の○日前までに相談する」「会社都合の変更は本人の同意を得てから行う」といった取り決めを、就業規則や雇用契約書、店舗のガイドラインに明記しておきましょう。
あらかじめルールを共有しておけば、急な変更が必要になったときも落ち着いて話を進められます。

(4)シフト管理システムで労働条件を正確に反映する

シフト管理システムを導入し、従業員一人ひとりの労働条件を正確にシフトへ反映させることも有効です。
手作業でシフトを組んでいると、契約上の勤務日数や勤務可能な曜日、扶養の範囲内で働きたいといった希望を見落としやすくなります。
システムに雇用契約の内容や希望シフトを登録しておけば、条件から外れた割り当てに気づきやすくなり、変更のたびに契約内容を確認し直す手間も省けます。
シフト作成の効率化とミスの削減を同時に進められるのは、大きなメリットと言えるでしょう。

(5)変更後のフォローアップを欠かさない

シフト変更が決まった後も、従業員へのフォローアップを忘れずに行いましょう。
急な変更に応じてくれた従業員は、自分の予定や家庭の事情をやりくりして協力してくれている場合が少なくありません。
変更によって連勤が続いていないか、本来の希望より勤務時間が減っていないかを確認し、次のシフトで休みを確保したり、希望を優先したりする配慮が大切です。
「協力してよかった」と思える対応を積み重ねることが、従業員の満足度や定着率の向上につながります。

3.シフト変更を防ぐためのコツ

急なシフト変更をゼロにするのは難しくても、日頃の工夫次第で発生する回数を減らすことは可能です。
シフト変更を防ぐためのコツは以下の3つです。

• 普段のコミュニケーションを重視する
• 採用する人材の曜日や時間の偏りを防止する
• ヘルプを活用する体制を整備する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

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(1)普段のコミュニケーションを重視する

シフト変更を未然に防ぐためには、普段からコミュニケーションを重視することが大切です。
定期的なミーティングや面談を通じて、従業員の状況やシフトに関する要望を早めに把握しましょう。
チャットツールを利用するなど、気軽に相談できる環境を用意するのも有効です。
相談しやすい環境があれば、変化を事前に知ることができ、急な変更になる前に手を打てます。
日常的に信頼関係を築き、調整が必要なときもスムーズに対応できる環境をつくりましょう。

(2)採用する人材の曜日や時間の偏りを防止する

シフト変更を減らすためには、採用段階から曜日・時間帯の偏りを防ぐことが重要です。
働ける曜日や時間帯が似た人ばかりを採用すると、一人欠けただけで代わりが見つからない状況に陥りがちです。
学生アルバイトが多い店舗では、テスト期間や長期休暇の前後に希望休が集中し、シフトが組めなくなることもあるでしょう。
面接時に具体的な勤務可能日を確認し、主婦（主夫）層やシニア層など、働き方の異なる人材をバランスよく採用することがポイントです。
雇用契約書で勤務する曜日や時間をあらかじめ指定しておくと、後の調整もスムーズになります。

(3)ヘルプを活用する体制を整備する

急なシフト変更に備えるためには、ヘルプを活用できる体制を整えておくことが欠かせません。
自店舗だけで欠員を埋めようとすると、特定の従業員に負担が偏ったり、無理な連勤が発生しやすくなります。
近隣の店舗や支社との連携を強化し、お互いにヘルプを依頼できる仕組みを用意しましょう。
シフト管理システムを活用すれば、近隣店舗で誰がシフトにいるかをリアルタイムで把握でき、急な欠員にも素早く対応できます。
ヘルプ要員のリストを常に最新の状態にし、すぐ連絡を取れるよう準備しておくことも大切です。

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4.シフト変更時の注意点

やむを得ずシフト変更が必要になった場合、会社側として押さえておきたい注意点は大きく2つあります。

• シフトの追加で労働基準法違反にならないか確認する
• 「休むなら代わりに入れる人を探して」も違法

どちらも現場で起こりがちなうえ、法律に関わる注意点です。
きちんと理解しておきましょう。

(1)シフトの追加で法律違反にならないか確認する

シフト変更で労働時間や出勤日を追加する場合は、1日・1週間・1ヶ月の単位で過重労働になっていないかを確認しましょう。
労働基準法では、労働時間の上限を原則として1日8時間・1週間40時間と定めています。
これを超えると時間外労働となり、25%以上の割増賃金を支払わなければなりません。
そもそも時間外労働をさせるには、労使で36協定を結び、労働基準監督署へ届け出ておくことが前提です。

また、休日は少なくとも毎週1日、または4週間を通じて4日以上与える必要があります。
欠員の穴埋めを特定の従業員に頼み続けた結果、連勤が続いていないかもチェックしておきたいポイントです。
連続勤務は過労による健康障害のリスクを高め、会社が負う安全配慮義務の観点からも問題になりかねません。
シフトの追加や変更が発生した際は、労働基準法の規定に沿って適切に対応しましょう。

(2)「休むなら代わりに入れる人を探して」も違法

従業員が急に休む場合に、「代わりに入れる人を自分で探さないと休めない」といった指示を出すことは違法です。
労働契約の範囲を超えた過剰な要求であり、従業員に不当な負担を強いることになります。
シフト管理や人員配置は雇用主の責任とされており、従業員が自ら代わりの人を探す義務はありません。
体調不良で連絡してきたアルバイトに「代わりが見つかるまで休めない」と伝えてしまうと、無理な出勤につながるだけでなく、職場への不信感から離職を招くおそれもあります。
従業員が休む場合には、管理側が率先して代わりの人員を確保し、業務を円滑に進めましょう。

5.シフト管理システムで効率化しよう！

シフトの変更が多いと、手作業やエクセルでの管理には限界があります。
変更のたびに表を修正し、関係者へ連絡し、労働時間を確認し直すのは、忙しい店長にとって大きな負担でしょう。
そこでおすすめしたいのが、シフト管理システムの活用です。
ここでは、システムを活用する具体的なメリットや、効率的な管理方法を紹介します。

(1)シフト管理システムのメリット

シフト管理システムを導入することで、手作業によるミスを大幅に減らせます。
紙やエクセルでの管理では、入力ミスや計算ミスが起こりやすく、シフトの変更や調整にも多くの時間がかかりがちです。
システムなら、勤務時間の集計や人員の過不足チェックを自動で行えるため、こうしたミスを防ぎやすくなります。
シフトの作成や変更が効率的に行えるぶん、管理者の負担が軽くなり、接客や売場づくりといった本来の業務に時間を割けるようになるでしょう。
従業員もスマートフォンやパソコンからシフトの確認や希望の提出ができるため、コミュニケーションが円滑になり、シフト調整の柔軟性も高まります。

(2)システムを使った効率的なシフト管理方法

シフト管理システムは、活用の仕方次第でさらに業務を効率化できます。
クラウド型のシステムでは、従業員の希望シフトをシステム上で集め、そのままスケジュールに反映させることが可能です。
シフトを自動作成できるシステムなら、管理者が行うのは最小限の手直しだけで済みます。
変更が必要になった場合も、関係する従業員にすぐ通知でき、従業員は最新情報をいつでも確認できます。
さらに、労働基準法や就業規則に基づく制約を自動でチェックし、違法なシフト配置を未然に防ぐ機能を備えたシステムもあります。
法令を守りながら、シフト管理の効率を最大限に高められるでしょう。

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