コラム

2024.06.26

繁忙期と閑散期それぞれのシフト作成のコツとは?変形労働時間制についても解説!

シフト作成

繁忙期と閑散期それぞれのシフト作成のコツとは?

シフト制の職場にとって、繁忙期と閑散期のシフト管理は非常に重要な課題です。
繁忙期には業務量が急増し、労働時間の調整や人員配置が難しくなる一方で、閑散期には業務量が減少し、従業員のモチベーション管理や労働時間の均等化が求められます。
この記事では、繁忙期と閑散期のシフトの違い、シフト作成のポイントについて紹介します。

1.繁忙期と閑散期のシフトにはどんな違いがある?

業務量・労働時間の違い

繁忙期には業務量が増加するため、従業員の労働時間が長くなる傾向があります。
そのため、十分なスタッフを確保し、シフトを細かく調整して過労を避けることが重要です。

一方、閑散期には業務量が減少するため、従業員の労働時間が短くなりがちです。
この時期には労働時間の削減や有給休暇の取得を奨励し、効率的に人員を配置します。
教育や研修の時間として利用するのも有効です。

人員配置の違い

繁忙期は突発的な忙しさが予測されるため、人員配置に柔軟性が求められます。
緊急時に出勤してもらう人員を確保するなど、迅速に対応できる体制が重要です。
パートタイムやアルバイトを増員することも一般的です。

これに対して、閑散期は業務が安定しています。
シフトは比較的固定的に組むことが可能です。
安定したスケジュールを提供することで、従業員のワークライフバランスを保ちましょう。

モチベーション管理の違い

スタッフのモチベーション管理についても、繁忙期と閑散期で異なります。
繁忙期は業務のプレッシャーが高く、従業員のストレスが増加しやすい傾向にあります。
インセンティブやボーナス、感謝の気持ちを示すイベントなどで、従業員のモチベーションを維持することが大切です。
定期的な休憩やリフレッシュの時間を設けることも忘れず行いましょう。

閑散期は業務が減少し、仕事のリズムが崩れやすいため、モチベーション維持が課題となります。
スキルアップの機会や社内研修を提供し、将来的なキャリアパスを示すことでモチベーション維持に努めましょう。
業務改善のアイデアを募るなど、従業員の主体性を引き出す取り組みも効果的です。

コスト管理の違い

繁忙期には人件費が増加するため、コスト管理が非常に重要です。
効率的なシフト管理や業務プロセスの最適化を図り、コストを抑えつつ必要な人員確保が求められます。
また、予算の管理やコスト削減策も重要です。

閑散期には人件費抑制が可能ですが、急な需要増に対応する準備が必要です。
このため、必要最低限の人員での運営を目指しつつ、突発的な業務増加に対応できるような体制を維持しましょう。

2.繁忙期・人手不足時のシフト作成のコツ5選

店舗の繁忙期は売上を伸ばすためにも人員確保が欠かせません。しかし、スタッフが思ったようにシフトに入らないケースも多々あります。

繁忙期で人手が不足しがちな場合のシフト作成のコツは以下の5つです。

・実際の不足状況を把握する

・コミュニケーションを強化する

・他店舗のヘルプを活用する

・メンバーに合わせてシフト構造を変える

・時給UPなどのインセンティブを用意

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

実際の不足状況を把握する

シフトが実際にどの程度人員が不足しているかを把握することが重要です。
従業員の希望に基づいてシフトを作成し、どの程度の人員が必要かを確認します。
この情報を基に、勤務時間の延長や出勤日の追加を依頼しましょう。

コミュニケーションを強化する

従業員との日常的なコミュニケーションはシフト作成の鍵です。
普段から従業員と信頼関係を築くことで、繁忙期に出勤を依頼しやすくなります。
感謝の気持ちを伝えることや、仕事の面白さを共有することがモチベーション向上につながります。

他店舗のヘルプを活用する

自店舗だけでシフトが埋まらない場合、他店舗へのヘルプ依頼も有効です。
ヘルプを効果的に活用するためには、業務の標準化やインセンティブの設計も行います。
店舗ルールを可視化し、業務負担を減らすことで、ヘルプスタッフも安心して働ける環境を作りましょう。

メンバーに合わせてシフト構造を変える

シフト構造を変えることで人手不足を解消することも可能です。
例えば、早朝の人手不足を解消するために、深夜のフリーターと早朝に出勤できる主婦の協力を仰ぐなど、現行の従業員を活かしたシフトの工夫を行います。
従業員の働ける時間をフレキシブルに対応することが重要です。

時給UPなどのインセンティブを用意

繁忙期に人員を確保するために、インセンティブを設けることも有効です。
「年末年始は+200円」「夕方以降は+100円」など、時給を上げることで応募者を増やし、人手不足を解消します。
時給アップは従業員の働く意欲を高めるだけでなく、新しい人材の確保にもつながります。

時間帯や曜日ごとの時給は、シフト管理システム上で簡単に設定できます。

3.閑散期にシフトを組む上での注意点3選

閑散期のシフトでは、従業員の不満や離職に繋がらないよう注意が必要です。

具体的な注意点として、

・労働時間の均等化を意識する

・多様な勤務パターンの導入

・職場の雰囲気に気を配る

の3つが挙げられます。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。

労働時間の均等化を意識する

閑散期には全体の業務量が減少するため、従業員の労働時間が不均等になりがちです。
特定の従業員に業務が集中しないよう、シフトを組む際には労働時間の均等化を図りましょう。
公平なシフト配分は従業員のモチベーション維持に繋がります。
労働時間の短縮に伴う収入減少を防ぐため、有給休暇の消化や研修日を設けるなどの工夫も有効です。

多様な勤務パターンの導入

閑散期には業務量が減るため、従来のシフトパターンだけでは従業員の希望や生活スタイルに合わないことがあります。
柔軟なシフトパターンを導入することで、従業員の働きやすさを向上させましょう。


短時間勤務や週休3日制など、多様な勤務パターンを提供することで、従業員のプライベートと仕事のバランスを取りやすくします。
柔軟なシフト運用は、長期的な従業員定着にも効果的です。

職場の雰囲気に気を配る

閑散期には、従業員同士のコミュニケーションが希薄になる可能性があります。
定期的なミーティングや交流イベントを計画し、従業員同士の連携を保つことが重要です。
コミュニケーションが活発であれば、チームの結束力が維持され、業務の効率化や問題解決がスムーズに行えます。
また、従業員の意見や要望を積極的に取り入れることで、シフトに対する満足度も高まります。

「シフトに入れない」「思ったより稼げない」などの不満を受け止めることも重要です。

シフトに入れない不満から退職につながるケースもあります。
入れないのは閑散期の今だけであることをきちんと伝え、繁忙期にはたくさんシフトに入れることを理解してもらうよう努めましょう。

4.繁忙期・閑散期と関わりの深い「変形労働時間制」とは

変形労働時間制とは、労働時間を繁忙期と閑散期に応じて調整する制度です。
繁忙期には所定労働時間を長くし、閑散期には短くすることができます。
全体としての法定労働時間を超えないように調整されるため、労働時間の柔軟な運用が可能です。

変形労働時間制は4種類

変形労働時間制には4つの種類があります。

「1か月単位の変形労働時間制」は、1か月以内の期間を平均して、1週間あたりの労働時間が40時間以内となる労働時間を設定できます。
月末や月初に業務が集中する事業に適しています。

「1年単位の変形労働時間制」は、1か月を超える1年以内の期間において、1週間あたりの労働時間が40時間を超えないよう調整します。
季節による業務量の変動が大きい事業に適しています。

「1週間単位の変形労働時間制」は、小規模な事業(従業員数30人未満の小売、旅館、飲食店など)において、1週間単位で労働時間や休日を調整できる制度です。

「フレックスタイム制」も変形労働時間制の一種です。
従業員が始業及び終業時間を自由に決定できる制度で、一定期間内に定められた総労働時間の枠内で働きます。
育児や通勤ラッシュ回避のために利用されることが多いです。

変形労働時間制にはシフト管理システムが有効

変形労働時間制の管理にはシフト管理システムの導入が非常に有効です。
変形労働時間制は柔軟な労働形態ですが、その運用には複雑なスケジューリングと管理が求められます。

運用を間違えると、業務量の偏りや繁忙期の過労など、デメリットが生じる恐れも。
システムを導入することで、これらの複雑な業務を効率的に処理できるようになり、従業員に公平平等な労働時間の配分を自動で行います。
また、クラウド型シフト管理システムの多くは最新の法改正に対応しています。
労働基準法に基づく労働時間の管理や、適切な休憩時間の確保など、法的な要件を満たすシフトを作成することが容易です。

見やすいシフト自動作成システム「アールシフト」

R-Shift

(1)小売業・サービス業の導入店舗数2万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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