大人数の職場でシフト管理を効率的に行うためには、適切なシフト管理システムの導入が不可欠です。
手作業でのシフト作成は時間がかかり、ミスが発生しやすいもの。
シフト管理やシフト作成ができる専用のシステムを活用することでこれらの問題を解決できます。

この記事では、シフト管理システムのメリットと選び方について詳しく解説し、おすすめのシステムも紹介します。

1.Excelで大人数のシフトを作成するのは大変

Excelで大人数のシフトを作成する際に直面する困難は多岐にわたります。
具体的にどのような苦労があるかをまとめました。

・手作業で時間がかかる

・ミスが発生しやすい

・変更が困難

・公平性が確保しづらい

・作成方法が属人化しがち

・アクセス権限や共有権限の管理が複雑

それぞれ、詳しく解説します。

手作業で時間がかかる

大人数のシフトをExcelで作成する場合、手作業で各スタッフの勤務時間や休憩時間を入力しなければならず、非常に時間がかかります。
スタッフの人数が多いほど、この作業は複雑化し、管理者の労力が増大します。
効率的なスケジュール管理を行うためには、多くの時間と手間が必要です。

ミスが発生しやすい

Excelでのシフト作成は手作業が主となるため、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。
シフトのダブルブッキングや休憩時間の不足など、小さなミスでも多大な影響を与えかねません。
特に大人数を管理する場合は、細かなミスの積み重ねが大きな問題となりえます。

変更が困難

シフトに変更が生じた場合、Excelでの修正は手間がかかります。各スタッフのシフトを見直し、変更を手動で反映しなければなりません。
再調整が必要となることも多々あります。
こういった作業は時間と労力を要し、スピーディーな対応が難しい点もデメリットです。

公平性が確保しづらい

全ての従業員の希望を平等に聞き、公平なシフトを組むことは非常に難しく、限界があります。
特定の従業員の希望が優先されがちで、他の従業員から不満が出ることも。

不公平なシフトは従業員から不満が出やすいポイントでもあるため、注意が必要です。

作成方法が属人化しがち

Excelでのシフト作成は属人化されているケースが多くあります。
担当者の変更時に引継ぎなどがスムーズにいかないと、店長だけでなく従業員にもストレスです。

作成ノウハウが個人に依存していると、店舗運営に支障をきたす恐れもあると認識しておきましょう。

アクセス権限や共有権限の管理が複雑

Excelでシフトを管理する場合、ファイルのアクセス権限や共有権限の管理が複雑です。
複数のスタッフが同時にシフトを確認したり、編集する場合、ファイルのバージョン管理が難しくなります。
不正なアクセスやデータの漏洩を防ぐためのセキュリティ対策も必要です。

2.大人数のシフト管理をシステムで行うメリット

大人数の職場でシフト管理システムを活用した場合の主なメリットをまとめました。

・希望を元にシフト表を自動作成できる

・作成したシフト表の修正が簡単

・オンラインでシフト提出・確認ができる

・シフト完成後は自動で通知が行く

・複数店舗の調整がラクになる

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

希望を元にシフト表を自動作成できる

専用システムでは、従業員がシフト希望を入力するだけで、希望状況がリアルタイムに集計され、最適なシフト表が自動で作成されます。
管理者の手作業による時間と労力が大幅に削減され、公平かつ効率的なシフト配分が可能です。

作成したシフト表の修正が簡単

シフト表の修正が必要になった場合でも、システムで簡単に調整可能です。
急な変更や人員の不足・過剰に迅速に対応し、業務の円滑な運営を支援します。

オンラインでシフト提出・確認ができる

従業員はオンライン上でシフトの提出や確認ができ、場所を選ばずにアクセス可能です。
出勤していない従業員も含め、全員が最新のシフト情報をリアルタイムで把握できます。

シフト完成後は自動で通知が行く

シフトが確定すると、従業員に自動で通知されます。
従業員はシフトの確認を忘れる心配がなく、管理者は通知の手間を省けます。

複数店舗の調整がラクになる

複数の店舗を運営している場合でも、シフト管理システムを使えば、店舗間の人員調整が容易になります。
システム上で各店舗のシフト状況を一元管理できるため、必要に応じてスタッフを柔軟に配置可能です。
人員不足や過剰を防ぎ、効率的な運営ができます。

3.大人数のシフト管理におすすめのシステム5選

大人数の職場に適したシフト管理システムとして、以下の4つがおすすめです。
それぞれの特徴を簡単に説明します。

R-Shift

従業員1,000名以上の小売業・サービス業で支持されている、大企業向けシフト管理システム。

利用者数400,000人、導入店舗数20,000店舗以上で、導入企業数5年連続1位。

AI搭載の高精度な自動作成機能、800を超える標準機能で、スーパー、ドラッグストア、ホームセンター、スポーツジム、コールセンターなどあらゆる業種に対応しています。

Optamo

Optamoは、直感的な操作性と高度なカスタマイズ性を備えたAIによるシフト作成システム。
特に、複数店舗や部門を持つ企業において、異なる勤務形態やシフトパターンに柔軟に対応できる点が特徴です。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフト作成だけでなく、勤怠管理や給与計算といった機能も同シリーズで別途用意されています。
モバイルアプリでの打刻やリアルタイムでの勤怠データ管理も可能。

小規模〜中規模の組織に最適で、30日間無料で試せます。

HRMOS勤怠

無料で使える＆有料でも月額100円から利用できるHRサービス。

HRMOS勤怠は、シフト管理に加えて、人事情報管理や採用管理などの機能を一体化したシステムです。
従業員のライフサイクル全般をサポートし、組織全体の効率化を図ることができます。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、シフト管理機能に加えて、勤怠管理や休暇管理などの機能が充実しています。
リモートワークやフレックスタイム制導入企業において、柔軟な勤務スタイルに対応できる点が強みです。

4.大人数向けシフト管理システムを選ぶ際のポイント

シフト管理システムを大人数の職場で活用する場合、以下のポイントで選ぶのがおすすめです。

・操作性のよさ

・柔軟なシフト作成機能

・シフト希望の管理しやすさ

・情報共有のしやすさ

・他店舗へのヘルプ機能

・レポート機能や分析機能

・システム開発会社のサポート体制

・カスタマイズのしやすさ

それぞれについて詳しく解説します。

操作性のよさ

大人数の職場では、シフト管理システムの操作性が重要です。
直感的で分かりやすいインターフェースを持つシステムであれば、スタッフや管理者が容易に操作を習得でき、日常業務の負担を軽減できます。
また、操作性が高いシステムはミスを減らし、効率的なシフト管理を実現します。

柔軟なシフト作成機能

職場によっては、スタッフの勤務時間やシフトパターンが多様であるため、柔軟なシフト作成機能が求められます。
スタッフの希望や資格、スキルに応じたシフトを自動生成できると、より最適な配置が可能に。
シフトの一括作成やテンプレートの保存機能も便利です。

シフト希望の管理しやすさ

スタッフのシフト希望を効率的に管理できる機能も重要です。
シフト希望の提出や変更をアプリ上で簡単に行えるシステムは、スタッフの満足度を高め、コミュニケーションの効率化に寄与します。
希望を考慮した自動スケジュール作成機能があると、より精度の高いシフトを組むことが可能です。

情報共有のしやすさ

シフト管理において、情報共有のしやすさは欠かせません。
シフト表や変更情報をリアルタイムで通知できるシステムは、迅速な対応を可能にし、トラブルを未然に防ぎます。
チャット機能や掲示板機能が搭載されていると、スタッフ間のコミュニケーションが円滑に行えます。

他店舗へのヘルプ機能があるか

複数店舗を運営している場合、他店舗へのヘルプ機能があるシステムは非常に有用です。この機能により、各店舗間でスタッフのシフト状況を共有し、必要に応じて人員を柔軟に配置することができます。これにより、人員不足の際にも迅速に対応でき、全体の運営効率を高めることができます。

レポート機能や分析機能

大人数の職場に適したシフト管理システムを選ぶ際には、レポート機能や分析機能が充実しているかどうかが重要です。システムが勤務時間や労働コスト、シフトパターンの分析を提供できると、運営の効率化やコスト削減に役立ちます。さらに、データをもとにした改善提案やトレンドの把握が可能となり、経営戦略の立案にも寄与します。

システム開発会社のサポート体制

システムを導入する際には、システム開発会社のサポート体制も重要なポイントです。迅速で丁寧なサポートを提供してくれる会社を選ぶことで、導入時のトラブルや運用中の問題にもスムーズに対応できます。サポート体制がしっかりしていることで、安心してシステムを活用できる環境が整います。

カスタマイズのしやすさ

職場ごとに異なるニーズに対応するためには、システムのカスタマイズ性が求められます。カスタマイズが容易であれば、特定の業務フローや職場のルールに合わせたシフト管理が可能です。例えば、特定の役割や資格に応じたシフト設定、独自のルールを反映したスケジュール作成など、柔軟に対応できるシステムを選ぶことが重要です。

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！