シフト制を採用している職場にとって、従業員のシフト希望を集めることは重要な業務の一つです。

効率的にシフト希望を集め、公平かつスムーズに業務を進めるためには、いくつかのポイントがあります。
この記事では、アルバイト・パート向けに「シフト希望を提出する際の注意点」を解説しつつ、店長向けに「シフト希望を効率よく集めるコツ」もお伝えします。

1.シフト希望の提出はなぜ重要？

シフト希望の提出は、従業員が自身のライフスタイルや個人的な予定に合わせて、働きたい日や時間を管理者に伝えるプロセスです。
これにより、従業員は仕事と私生活のバランスを取りやすくなります。
また、管理者は従業員の希望を考慮しつつ、必要な人員を確保し、業務を効率的に計画することができます。

2.シフト希望の提出方法

シフト希望の提出方法は職場によって異なります。
主な提出方法を3つ紹介します。

(1) メールやLINEでの提出

メールやLINEは文書としての証拠が残るため、誤解を避けるのに有効です。
メールの場合は件名には明確に「シフト希望」と自分の名前を記載します。
本文では希望する日付と時間を簡潔に箇条書きで伝えます。

(2) 専用アプリやサイトを利用

シフト管理システムや、日程調整サイトを使う方法です。
他の連絡に埋もれてしまうことがないため、提出漏れや誤入力を防ぎ、管理者の負担を軽減します。

(3) 直接対話や電話での提出

緊急の変更や特別な事情がある場合は、直接対話や電話での提出が適しています。
ただし、後で確認できるように、その後メールやLINEで記録を残すことが望ましいです。

3.シフト希望提出の際の注意点

シフト希望を提出する際、以下の3つを心がけましょう。

(1)期限を守る

管理者にとってシフト作成は負担の大きい業務です。
シフト希望の提出期限を守り、管理者がシフトを作成しやすいようにしましょう。

(2)具体的に記述する

メールやLINEで希望を伝える際は、細かい曜日や時間帯も記載しましょう。
「午後から」といった曖昧な表現ではなく、「13時から」と具体的な時間を記述することで、誤解を防ぎます。

(3)変更がある場合は早めに通知

シフト確定後、どうしても変更しなければいけないケースもあるかと思います。
直前の連絡は職場に迷惑をかける可能性があるため、変更が必要な場合はできるだけ早めに相談しましょう。

4.店長向け！シフト作成における優先度の付け方

シフト作成では、さまざまな要素を考慮する必要があります。
各要素の優先度を決めた上でシフトを作成し、効率的な人員配置と従業員満足度の向上を目指しましょう。
シフト作成時の優先度の付け方について、以下で紹介します。

(1) 従業員のニーズの理解

最優先すべきは、従業員の個々のニーズです。
これは従業員のスキル、役割、個人的な制約（学校のスケジュールや家庭の事情など）を指します。

(2) 業務の緊急度と重要度

次に、業務の緊急性と重要性を反映します。
緊急かつ重要なタスクは優先度が高くなります。
一方で、重要ではあるが緊急でないタスクは、優先度をそこまで高くせず、計画レベルにとどめましょう。

(3)フィードバックの活用

シフトが完成しスタッフに共有したら、従業員からのフィードバックを収集し、次回のシフト作成に活かします。
従業員の満足度を高めながら、業務の効率も向上させることができます。
曜日や時間が決まっているスタッフの場合は、後述する雇用契約書の内容更新も効果的です。

5.効率的にシフト希望を集める方法

(1)提出しやすいツールの活用

まず、シフト希望を集める際には、従業員が希望を出しやすい環境を整えることが大切です。これには、シフト希望の提出期限を明確にし、提出方法を簡単にすることが含まれます。例えば、専用のアプリケーションを使用することで、従業員はスマートフォンから簡単にシフト希望を提出できるようになります。

(2)公平・平等を心がける

シフト希望を集めた後は、それらを公平に反映させるシフト作成が求められます。

従業員の役割や経験、スキルを考慮し、必要な人数とのバランスを取りながらシフトを組むことが重要です。

(3)コミュニケーションを重視する

シフト希望を効率よく集めるためには、従業員のニーズを理解し、それに応える柔軟性が必要です。

従業員とのコミュニケーションを密にし、希望を適切に反映させることで、職場の満足度を高めることができます。

(4)雇用契約書で曜日や時間を指定する

スタッフを採用する時点で、働ける曜日、時間帯、日数、時間、など雇用契約書に明記するのも効果的です。

その雇用条件を約束した上で、スタッフには変更を通常は認めない（仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う）といった対応をとりましょう。

あらかじめ雇用契約書で働くスタイルを定めておくことで、都度スタッフの希望を聞く手間が少なくなり、シフト作成の効率が大きくアップします。

また、毎月申請をしなくて済むため、スタッフ側の負担も大幅に軽減します。

(5)シフト管理システムを導入する

シフト作成の効率化には、シフト管理システムの活用が有効です。

シフト管理システムを利用することで、シフト希望の収集から調整までをスムーズに行い、人件費の管理や労務コンプライアンスの強化にも寄与します。

まとめ

シフト希望の適切な提出と集約は、業務の効率化だけでなく、従業員の満足度を高める上で非常に重要です。
管理者はシフトを公平に、かつ効率的に組むための方法を、従業員は自身の希望を適切に伝える方法を意識するようにしましょう。シフト希望の提出は、より良いワークライフバランスを実現する手助けとなります。
この記事を参考に、より良い職場作りに役立てていただければ幸いです。

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