業種や規模を問わず、シフト表の作成は現場運営において欠かせません。
特に今、注目されているのが、「シフト自動作成機能」です。
条件を設定するだけで最適なシフトを瞬時に作れる仕組みは、業務効率を大きく向上させるだけでなく、働きやすい職場づくりにも貢献します。
本記事では、シフト自動作成機能の導入を検討している方に向けてメリットや注意点について詳しく解説します。

1.シフト表を自動作成するメリット

シフト表の作成は、非常に手間がかかる作業です。
人数が多い職場や、さまざまな勤務条件がある現場では、手動での調整が煩雑になりがちです。
シフト表の「自動作成」機能では、システムが最適なシフト案を自動で組んでくれるため、作成負担の軽減はもちろん、シフトの質も向上します。
この章では、自動化によって得られる具体的なメリットについて、4つの観点から解説します。

・作成時間を大幅に短縮できる
・公平なシフトを組みやすくなる
・条件の見落としを防げる
・急な予定変更にも対応しやすい

以下、それぞれについてまとめました。

(1) 作成時間を大幅に短縮できる

シフト表を自動で作成する最大のメリットは、作業にかかる時間を劇的に減らせることです。
従来は、スタッフの希望や勤務条件を確認しながら調整する作業に、何時間も費やしていた方も多いのではないでしょうか。
実際、スタッフ数が多い店舗では、シフト作成に半日以上かかることも珍しくありませんが、自動化すれば設定済みの条件に基づいて数分でシフト案が完成します。
業務効率を高めたい現場にとって、導入する価値のある機能といえるでしょう。

(2) 公平なシフトを組みやすくなる

自動作成機能を活用すると、特定の人に負担が集中しないシフトを組みやすくなります。
人の手で作る場合、どうしても偏りや思い込みが入りがちで、「あの人ばかり遅番」「この人はいつも休み希望が通る」など、不満の原因になりやすいのが実情です。
しかし、システム上で設定された条件に沿ってロジックで組まれるため、一定のルールに基づいたバランスの良い割当が可能になります。
公平性を保つことが、スタッフ間の信頼関係にもつながっていくはずです。

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(3) 条件の見落としを防げる

自動化することで、勤務ルールの見落としを防ぐことができます。
人手での作成では、うっかり法定労働時間を超えてしまったり、連勤が続いてしまったりと、ルール違反が起こるリスクがあります。
たとえば、「週に40時間以内」「連続勤務は5日まで」などの条件を設定しておけば、それに反するシフト案は自動的に除外可能です。
結果として、法令遵守の意識が高まり、労務リスクの軽減にもつながるでしょう。

(4) 急な予定変更にも対応しやすい

自動作成機能は、急なシフト変更にも強みを発揮します。
突発的な欠勤やスタッフの希望変更が出たとき、手動では一から見直す手間がかかりがちです。
しかし、自動化された仕組みなら、条件を一部修正するだけで最適な再配置案を瞬時に提示してくれます。
変更への対応スピードが上がることで、現場の混乱も最小限に抑えられるようになります。

2.シフト表（作業割当表）自動作成に必要な条件

シフト表や作業割当表を自動で作成するには、現場の業務をシステムに正しく反映させるための前提条件が欠かせません。
ここでは、シフト表の中でも、作業割当表を自動で作成するうえで重要な条件について紹介します。

・実施すべき作業が明確に定量化されている。
・従業員スキルと実施作業が関連付けられている。
・作業割当の平等性が考慮されている

以下、それぞれについてまとめました。

(1) 実施すべき作業が明確に定量化されている

自動割当の第一歩は、どんな作業が「いつ・どのくらい・何人で」必要かを具体的に定義しておくことです。
そのためには、作業ごとに以下の情報を整理する必要があります。

・作業の実施サイクル（日次・週次・月次・随時）
・実施する日や曜日
・作業時間と作業時間帯
・必要な人数

中でも「作業時間帯」は特に重要です。
たとえば、開店前準備のように、決まった時間内に必ず実施しなければならない作業は、固定時間帯として設定する必要があります。
一方で、月報作成のように「その日のうちに終わればよい」作業は、余裕のある時間に割り当てることが可能です。
作業ごとに時間帯の柔軟性を把握し、優先順位をつけると、効率の良いシフトが実現できます。

(2) 従業員スキルと実施作業が関連付けられている

すべての作業を全員がこなせるとは限りません。
従業員ごとに対応できる作業内容やレベルを明確にしておく必要があります。
また、「優先的にその作業を任せたい人」や「ほかにできる人がいないときだけ対応してもらう人」など、役割の差も考慮する必要があります。
割当方針を実現するには、作業ごとに必要なスキルレベルを定め、従業員のスキルを段階的に評価する仕組みが求められます。

たとえば、弊社アールシフトでは3段階のスキル評価を導入しており、実用性と運用のしやすさを両立させています。
スキルを過度に細分化すると管理が煩雑になり、結果的に現場の負担が増えるため、適度な粒度での運用がポイントです。

(3) 作業割当の平等性が考慮されている

シフトの公平さは、現場のモチベーションに直結する重要な要素です。
特定の人に重い作業が集中したり、同じ作業が割り当てられると、不満の原因になりかねません。
公平性を担保するためには、以下のような観点でシステム設計を行う必要があります。

・同じ作業が特定の人に偏らないようにする
・作業負荷が特定の人に集中しないようにする

これらを実現するには、システム側で過去の作業割当履歴を参照しながら、割当優先度を自動で調整することが重要です。
ただし、平等性を過度に追求すると、システムのレスポンスに悪影響を与える恐れがあります。
現場で受け入れられる範囲の「納得感ある平等」を目指し、ルールを明確化しておくことが大切です。

3.シフト自動作成機能の注意点

自動でシフト表を作成できる機能は、業務の効率化や公平な割当の実現に大きく貢献します。
しかし、正しく運用しなければかえって現場に混乱を招く恐れも。
システム任せにしすぎたり、現場の事情を反映しきれなかったりすると、メリットが十分に発揮されません。
ここでは、シフトの自動作成を活用するうえで押さえておきたい代表的な注意点を5つまとめました。

・条件設定を誤ると現場と乖離したシフトができる
・完全な公平を追求しすぎると逆効果に
・最終確認を怠るとトラブルにつながる
・突発的な変更には人の判断が必要
・スタッフへの説明責任が発生する場合がある

以下、それぞれについて解説していきます。

(1) 条件設定を誤ると現場と乖離したシフトができる

自動作成機能の精度は、初期に設定する各種条件の正確さに大きく左右されます。
スタッフのスキルや出勤可能時間、業務の優先度などが誤って登録されていると、実情とかけ離れたシフトが組まれてしまいます。
また、スキルが未登録のままだと専門作業ができる人が配置されず、現場が回らなくなる可能性も。
現場と連携して情報を随時見直し、設定内容を常に最新の状態に保つことが重要です。

(2) 完全な公平を追求しすぎると逆効果に

「平等なシフト」は理想ですが、すべてを公平に割り当てようとしすぎると、かえって運用に支障が出るケースがあります。
たとえば、過去の負担回数だけを基準にして作業を分配すると、個々の適性や意欲が無視され、スタッフのモチベーションを下げる原因になりかねません。
実務の中では、数値的な平等が必ずしも心理的な納得感につながるとは限らないのです。
自動化といえども柔軟性を残しておくことが、ストレスのない運用のカギになります。

(3) 最終確認を怠るとトラブルにつながる

システムが提示するシフト案はあくまで「案」であり、最終的な確認は人の目で行う必要があります。
スタッフの個別事情や突発的な制約までは完全に把握できない場合もあるでしょう。
たとえば、家庭の都合で急な変更があったにもかかわらず、反映されないまま運用してしまうと、欠勤や混乱の原因となかねません。
出力されたシフトは担当者が一度目を通し、必要に応じて微調整を加えることが不可欠です。

(4) 突発的な変更には人の判断が必要

どれほど高機能な自動作成システムでも、突発的な出来事への対応には限界があります。
当日の急な欠勤や天候による来客数の変動など、リアルタイムで発生する事象までは反映が困難です。
自動作成で理想的なシフトが組まれていても、急な欠員により現場で人手不足が起こるケースも考えられます。
こうした場面では、最終的な判断や再調整を現場責任者が担いましょう。

(5) スタッフへの説明責任が発生する場合がある

たとえ自動作成でもスタッフから「なぜこのシフトになったのか」という質問を受けることがあります。
たとえば、「なぜ自分だけ連勤が続いているのか」といった疑問に対し、明確な基準が共有されていないと不満につながりやすくなります。
シフト作成のルールや基準を事前に明文化し、スタッフと共有しておくことで納得感のある運用がしやすくなるでしょう。

シフト自動作成機能が充実している「R-Shift」