シフト業務を月16時間→月1時間に
導入店舗の業務効率化に成功

◆シフト管理システム導入の背景について教えて下さい。

2019年以降、当社では今までに無いスピードで店舗数を増やしていました。

そのため、従来の「1店舗1店長」の体制から、「複数店舗を1店長が見る」という体制へと整備する必要がありました。

店舗作業の見直しや、システム化による自動化などに取り組む中で「店長のシフト業務をもっと簡潔にできないか」という課題が浮き彫りになり、システムを用いたシフト管理業務の自動化を進めることにしました。

◆アールシフト導入前はどのようにシフト管理業務を進めていたのでしょうか。

本社からシフト管理用のエクセルを全店に配布していたのですが、動作が重いため実際にはあまり活用されておらず、シフト管理方法は店舗によってバラバラでした。

各店長がどれだけシフト管理に時間を割いているのか本社側も把握できない状況で、一部店舗では週4時間、月16時間近くシフト作成に費やしていたようです。

また、月間シフトではなく週間シフトで作成していたことから労務管理が難しく、月間の公休数や週をまたいだ連勤の調整にも苦労していました。

◆シフト管理システムはどういった基準で選んだのでしょうか。

全国の店舗で同じようにシフト業務を効率化できるよう、自動作成機能を最優先で考えていました。また、快活CLUBの場合は24時間営業のため、早番／遅番といったシンプルな組み方ではなく、1時間単位で必要人員を考える必要があります。細かい部分までカスタマイズでき、流動的に使えるシステムを求めていました。

インターネットでシフト管理システムを探し、いくつか候補を絞ることに。アールシフトの自動作成の精度と自社の希望に応えてくれるカスタマイズ性の柔軟さを知り「コレだ！」となりました。

◆アールシフトをお試し利用した際の印象もお聞かせ下さい。

初期設定部分から細かくサポートしていただき、具体的なシステム導入のイメージが生まれました。ちょうど店舗の運営スタイルを切り替えるタイミングだったこともあり、試験的に導入した3店舗でも抵抗なく使い始めることができました。

お試し期間から、自動作成の精度の高さ、カスタマイズの細かさを知ることができたので「このまま使い続けても問題なさそうだ」とわかったことは大きかったです。

◆オーエムネットワーク社のサポート体制はいかがでしたか。

当社の希望を聞いて、打ち合わせしたその場で開発担当の方が設定を変えてくださるなど、柔軟な対応が印象的でした。アールシフトを快活CLUB仕様にカスタマイズしていただくだけでなく「このカスタマイズは他社さんでも使えそうなので標準仕様にしましょう(オプション料金無し)」といった配慮もありがたかったですね。

現場スタッフを大勢集めた場で操作説明会を開いてくださったり、店舗からの質問や要望にもスピーディに回答をいただけました。

◆アールシフト導入後の変化についてお聞かせ下さい。

毎週4時間かかっていたシフト作成が、「月1回アールシフトのボタンを押すだけ」になったことは非常に大きな変化ですね。作成後の調整にかかる時間も月1時間未満まで短縮することができました。現在シフト関連業務はバイトリーダーに権限移譲し、各店舗のバイトリーダーが責任感を持って対応にあたってくれています。

また、アールシフト導入を機に週間シフトから月間シフトへと移行できたのも現場にとって好影響でした。アルバイト同士で休日の調整をしてくれたり、働きたい人がたくさんシフトに入れるようになりました。

◆「一人の店長が複数店舗を管理できる体制」も確立できたのでしょうか。

複数店舗を管理できる体制が整ったのはもちろんですが、シフト管理に悩む時間が減った分、担当店舗の運営に集中できるようになりました。現在では各店舗から本部への改善提案も活発に行われています。

快活CLUBにとって最も力を入れるべきは「お金を払って利用してくださっているお客さまを最優先に考え、どうすればお客さまにとって快適な空間が作れるか」です。

コロナ禍で世情が変化する中、お客様が何を求めているのか、現状のサービス、コンテンツに満足せず追究していきたいですね。

関本様、アールシフトによる現場の業務効率化についてお話いただき、ありがとうございました。