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歯科医院向けのシフト管理システム

思いもよらないリクエスト

2016年6月、某歯科医院の院長先生から「御社のシフト管理システムを試しに使ってみたいのですが」というお電話をいただきました。
お話を聞いてみると、今まで2,3のシフト作成ソフトを検討してみたけれど、「歯科医院としては今一つ満足がいかない」とのこと。

その歯科医院様はスタッフの総勢が60名以上、ドクターだけでも10名以上を抱えている大きな病院です。
なるほど、60名以上のスタッフが働いているとなると、手作業でシフト管理を行うのは大変だろうということは容易に想像がつきます。

しかし、当社のシフト管理システムは主に小売業向けに開発されており、歯科医院向けにマッチするのかどうかについては、即座には判断がつきません。
そこで、その歯科医院様にお願いして、現在手作業で作成しているシフト関連の資料を全て送って頂くこととしました。

歯科医院における特性とは?

その後、実際に作成しているシフト表やその元となる管理資料がすぐに送られてきました。そこでさっそく資料を細かく分析したところ、歯科医院ならではの特性がやはりあることが判明。

その特性とは、(小売業と違うところは)
  • 1) 患者さんはほぼ予約ベースで入る為、日々の業務量は比較的コントロールし易い。
  • 2) そのため必要とするスタッフの数や組み合わせは、比較的事前に組み立て易い。
  • 3) ドクター、歯科衛生士、アシスタントなど、スタッフの役割がはっきりしている。
といったことが言えます。

そうなると、歯科医院の方がシフト作成上のどこで困っているのか?ということが疑問になります。小売業と比較しても、明らかにシフト作成上の難易度はそう高くないように思われます。

そこで、実際にシフトを作成しているスタッフの方にヒアリングしたところ、以下の様な点でお困りであるとのこと。
  • 1) シフトを作成する際は、3ヶ月先まで作成している。
  • 2) その間でスタッフの増減があると、基本となる組み合わせ表を再度作り直し、その新しい組み合わせ表で再度3ヶ月先までのシフト表作り直さなければならない。
  • 3) スタッフからの有休希望などを受ける際、その日の業務が確実に回るのか否かを判断するのに手間がかかる。(スタッフ不足は絶対に避けなければならない。)
  • 4) 有休希望の他に公休の取得日数を平等化するため、追加の公休を与える必要があるが、その際もその日の業務が確実に回るのか否かを判断しなければならない。

歯科医院向けに考慮した点

前述の歯科医院様における課題を解決するために、以下の工夫をすることにしました。

(その1)
スタッフを構成するドクター、アシスタント、歯科衛生士、受付などを、曜日別に事前に登録しておく「曜日別割当テンプレート」を新たに設ける。 こうすることで、事前登録したスタッフが全員予定通り出勤してきたとすると、安心してその日の業務が回せられることになります。

(その2)
各スタッフが有している役割を事前に登録しておく「スタッフ別業務テーブル」を設けました。これは新たに設けたということではなく、小売業向けシフト管理システムでも持っている機能を少しアレンジして提供。 こうすることで、「曜日別割当テンプレート」で事前登録したスタッフが休みになっても、その代わりとなる人が自動的に割当たる仕組みが構築でき、仮にスタッフが不足した場合には警告を出せる仕組みとしました。

デモ画面

実際に導入した効果は?

2016年6月にお電話を頂いてから3ヶ月程の期間を要しましたが、9月上旬に某歯科医院様に説明に伺いました。 その場で新しいシフト管理システムを説明し、スタッフマスター等を入力していただいた後、実際に使用していただくことに。

事前にシステムの改善点は十分お伝えしていましたし、担当されるスタッフの方も経験豊な方だったので、スムーズに新システムへの移行はできました。
ご説明したその日が本番日となり、想定以上に順調な滑り出しでした。

それ以降、この「歯科医院向けシフト管理システム」は、順調に活躍してくれていると思っています。
私が言うと手前味噌になりますが、歯科医院様向けのシフト管理システムとしては、かなりフィットしたシステムになっていると思います。
お陰様で、その歯科医院様から他の歯科医院様にも紹介をしていただいています。

これからも是非、全国の多くの歯科医院様にこの「歯科医院向けシフト管理システム」を使っていただきたいと思っているところです。