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シフト管理とシフト表

月間シフト表の作成

月間シフト表を皆さんの会社では、どの様に作成していますか?
月間シフト表は、従業員の勤務日と公休日を決めるとても重要なものですが、その作成プロセスは、企業によってかなり違いがある様です。

月間シフト表を作成する際の優先順位の違いをタイプ別に分けると、以下のような分類になると思います。
  • タイプA1:従業員の希望
  • タイプA2:従業員の希望+会社の希望
  • タイプB1:事前取り決め+従業員の希望
  • タイプB2:事前取り決め+従業員の希望+会社の希望
  • タイプC1:事前取り決め+会社の希望+従業員の希望
  • タイプC2:事前取り決め+会社の希望
  • タイプD1:会社の希望+従業員の希望
  • タイプD2:会社の希望


タイプ別の違いがどこから来るかと言うと、やはり企業が置かれている労働市場環境によるものだと言えます。 タイプAは「売り手市場」、タイプBは「やや売り手市場」、タイプCは「やや買い手市場」、タイプCは「買い手市場」ということになります。

この違いを認識した上で、自社の月間シフト表作成のプロセスを決め、それにマッチした月間シフト表作成システムを導入しないと失敗する可能性が高まると言えます。

シフト表を決めるイメージ

月間シフト表とMH管理

では、月間シフト表は、従業員の勤務日と公休日が記載されていれば完成ということになるでしょうか? 残念ながら、勤務日と公休日の記載だけでは、完成と言う訳にはいきません。

やはり、必要MHと投入MH、および過不足MHが日別に算出され、明確に表示されている必要があります。

特に、過不足MHが分かることによって、従業員が不足している日を認識でき、事前に何らかの手を打つことが可能になります。

事前に打てる手としては、
  • 1) 従業員の公休日を調整する。
  • 2) 作業の組み立てを変える。
  • 3) 他部門や多店舗から応援をもらう。
などが考えられます。

整理して言うと、月間シフト表に求められる機能としては、「従業員の公休を合理的に決められる機能」と「事前に対策を打つ為の過不足MH算出機能」の2つになります。

月間シフト表は、全体の枠組みを決める非常に重要なものになりますから、上記2つの機能を是非実現してもらいたいと思っています。

月間シフト表

日別シフト表の作成

日別シフト表は、従業員への作業割当がメインとなります。
その為には、
  • どの様な作業があるのか?
  • 従業員構成やスキルはどうなっているのか?
と言うことが明確に分かっていなければなりません。

そこで、いよいよ「レイバー・スケジューリング(LSP)」の分野に足を踏み入れることになります。
レイバー・スケジューリングに関しては、前にも述べましたが、ごく簡単に言うと、
  • 必要な作業を洗い出す (曜日別時間帯別)
  • 作業に従業員を割当てる(曜日別時間帯別)
という前工程が必要で、これをベースに日々の具体的なシフト表を作成します。

ただ、これを人手だけで行おうとすると結構難しく、店舗の管理者への負担が大きくなります。そこで、日別シフト表作成の支援システム(LSPシステム)が必要になってきます。

また、誰が作成しても同じレベルの日別シフト表を作成する為にも、支援システムが必要になってきます。

日別シフト表とMH管理

では、日別シフト表は、従業員別に作業の割当が記載されていれば完成ということになるでしょうか? 残念ながら、これも月間シフト表と同じように、従業員と作業の記載だけでは、完成と言う訳にはいきません。

やはり、日別シフト表でも必要MHと投入MH、および過不足MHが時間帯別に算出され、明確に表示されている必要があります。

特に、過不足MHが分かることによって、従業員が不足している時間帯を認識でき、事前に何らかの手を打つことが可能になります。

事前に打てる手としては、これも月間シフト表と同じで、
  • 1) 従業員の公休日を調整する。
  • 2) 作業の組み立てを変える。
  • 3) 他部門や多店舗から応援をもらう。
などが考えられます。 但し、日別シフト表の場合には、前日に過不足MHが分かっても対応ができませんから、数日前には日別シフト表を作成する必要があります。

日別シフト表に求められる機能としては、これも月間シフト表と基本は同じですが、「従業員に作業を合理的に割当てられる機能」と「事前に対策が打てる為の過不足MHの算出機能」の2つになります。

日別シフト表は、会社が決めたルールに従って合理的に作業指示を出せる非常に重要なものですので、月間シフト表と同様、上記2つの機能を是非実現してもらいたいと思っています。

作業別シフト表

レイバー・スケジューリングについて

レイバー・スケジューリングは、「人に作業を割当てる」ことではなく、「作業に人を割当てる」ものですから、まずは作業別の日別シフト表を作成します。
しかし、同時に従業員別の日別シフト表も作成することで、作業面からだけでなく、従業員面からも作業割当が把握でき、多面的な判断が可能になります。

レイバー・スケジューリング的な考え方は、今後益々重要になってくると思いますので、これからもレイバー・スケジューリングに関心を持って頂きたいと思っています。

当ブログでも、また別の機会に詳しくお話しできればと思っています。