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レジ部門におけるシフト管理のポイント

最も重要な計画の1つ

レジ部門におけるシフト管理ならびにシフト表作成は、店舗における計画業務の中でも最も重視されるものの1つですし、無くてはならないものです。
なぜなら、レジ作業はお客様に最も接する場であり、お客様を必要以上に待たせることは即お客様の不満に直結しますし、逆に必要以上のレジ台数を開設することは無駄なコストを発生させ店舗経営にマイナスとなります。 そこで、この両方を満足させるシフト管理が求められることになります。

レジの様子

シフト管理のポイント

では、シフト管理を合理的に行うにはどの様な点に注意する必要があるでしょうか? 私は、以下の点がポイントであると考えています。
  • 1) 勤務体制とレジ業務との適合
  • 2) 曜日、時間帯毎の必要レジ台数の算出精度
  • 3) 繁忙時間帯でのフォロー体制
  • 4) レジ作業空き時間の有効活用

勤務体制とレジ業務との適合

労働環境が明らかな買手市場であれば、会社側が求める従業員を必要な曜日と必要な時間帯に上手く集めることができますが、残念ながら昨今の労働環境では難しいのが現状です。
また、地方ではパート・アルバイトを比較的集めやすい所もありますが、首都圏や中核都市ではパート・アルバイトの確保が非常に難しくなっており、それぞれの環境に合った対応が求められています。

そのような状況ではありますが、まずは企業側が必要とするレジ体制を曜日別、時間帯別に数値化することが必要です。 その上で、現状のレジ体制と見比べて、パワーが不足する曜日、時間帯、又はパワーが過剰な曜日、時間帯を計数的に明確化する必要があります。
そうすることで、パート・アルバイトを募集する際の方針等がより明確になります。

曜日、時間帯毎の必要レジ台数の算出精度

曜日、時間帯毎の必要レジ台数の算出は、いろいろな方法があると思いますが、比較的簡便な方法として以下のやり方があります。

  • 1) POS実績データを1ヶ月分収集します。
  • 2) 収集したPOS実績データから、曜日、時間帯別の客数データと買上点数データを集計し、平均値を算出します。(1時間単位)
  • 3) 平均値の客数と買上点数から、各時間帯のレジ必要台数を求めます。
     レジ作業合計(秒) = 客数 × ( 接客時間(秒) + 買上点数×スキャン時間(秒) )
     必要レジ台数   = レジ作業合計(秒) ÷ 3,600(秒)
     (注)接客時間とスキャン時間は、各企業の標準値を利用します。
実際には、同じ曜日でも天候やイベントの有無で来店客数が違ってきたり、祝日になると来店客数が違ってきたりします。
より精度の高い必要レジ台数を求めようと思うと、もう少し考慮しないといけない点があります。

しかし、それらを考慮したレジシフト表を作成するには人手による限界があり、コンピュータシステムの力を借りなければなりません。 この点については、別途述べたいと思います。

繁忙時間帯でのフォロー体制

レジシフト表は、平均値をベースに作成されますので、必ずしもその通りに行くとは限りません。
特に、繁忙時間帯ではレジ待ちになることも多々ありますので、その時の対応として、必ずサポート要員をレジシフト表上に盛り込んでおく必要があります。

通常は、レジチーフなどがその役割になると思いますが、レジ作業以外の業務、例えば、業務日報の作成業務、サービスカウンター業務、他部門の応援業務(品出しや陳列など)などをレジシフト表に割り当てておきます。

そして、レジ作業のヘルプが来た場合には、今行っている作業を中断して即レジに入ってもらいます。
ですから、急な呼び出しがあっても、影響の少ない業務を割り当てておく必要があります。

レジ作業空き時間の有効活用

レジ要員全員が全てレジ作業を行っている訳ではありませんから、レジに入らない時間帯をどの様に活用するかは非常に重要になってきます。

これも、前述のフォロー体制で述べたことと同じですが、レジ部門における関連作業や他部門の応援などを割り当てます。 そうしないと、無駄な空き時間が生じたり、場当たり的な作業指示を出したりとなってしまします。

それと同時に考えなければならないのは、空き時間が何故生じているかです。
ある程度の余裕は必要ですから、空き時間が全くゼロということはないと思いますが、無駄な空き時間が生じているとしたら、何らかの見直しが必要になります。

よくある理由として、
  • 1) 従業員の勤務が固定的で柔軟にシフトが組めない。
  • 2) 従業員の勤務がどこかの曜日や時間帯に偏っている。
  • 3) 開設すべきレジ台数の精度が良くない。
  • 4) 予想客数の読みが外れてレジ要員が余ってしまう。
などがあります。

そこで、シフトを柔軟に組める体制作りとルール作りが重要になってくるのですが、一朝一夕に体制やルールができる訳ではなく、自社の状況に合わせて1つ1つ確実に構築していってもらいたいと思っています。

次は、レジシフトの精度を如何に上げ、かつシフト作成の手間を少なくするかを述べたいと思います。