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シフト管理とは

段取り8分の仕事2分

昔から、「段取り8分の仕事2分」(段取りで8割の労力を割き、残り2割を実際の仕事に振り向ける)という表現がありますが、それだけ段取りが重要で、段取りの良し悪しが結果に影響を与えると言うことを表しています。

店舗もまさしくその通りだと思います。
特に労働集約型の典型である店舗では、段取りの良し悪しが営業成績に直結するということは間違いないようです。

店舗運営面では、特にシフト管理の良し悪しが作業効率や売場の出来栄えに影響を与え、結果的に営業成績にも影響を与えると言うことになると思います。

ですからシフト管理を正しく理解し、正しく進めることが非常に重要になってくる訳です。

段取り8分

シフト管理の定義

シフト管理と言っても定義が不明確ですので、ここでは以下の範囲をシフト管理と定義します。
  • 1) 年間、月間、日別の売上計画に合わせた必要MHの計画
  • 2) 月間必要MHをベースとした月間シフト表の作成(投入MHの計画)
  • 3) 日別必要MHをベースとした日別シフト表の作成(投入MHの計画)
(注)MH=Man Hour(マンアワー)、人時

結果としてのMHを数値把握している企業は多いと思いますが、必要MHや投入MHを事前に計画している企業はそう多くはありません。
やはり、段取り8分ということからすると、MHを結果だけから見るのではなく、投入MHの計画を立てることによって、より良い結果が導かれると考えるべきです。

必要MHの計画とは

必要MHを計画する為には、必要MHが算出できなければなりません。
必要MHの算出には、大きく分けて2つの方法があります。
  • 1) 売上予算を1人当たりの人時売上高で割って求める
  • 2) 必要な作業時間を積み上げて求める
1つ目のものは、年間、月間の必要MHを求める時に主に使います。
2つ目のものは、日別の必要MHを求める時に主に使います。

日別の必要MHも1)の計算式で何故求めないか?ということですが、日別の必要MHは必ずしも日別売上予算に比例するとは限らないからです。
例えば、日曜日は売上が大きいとしても、その準備作業は前日の方が忙しく、日曜日のレジ部門以外は比較的必要MHが少ない、というケースもあります。
その様な理由から、日別の必要MHは単純に売上予算から求めるという訳にはいかないのです。

必要MHの求め方

売上予算を1人当たりの人時売上高で割って求めるやり方は、特に説明の必要はないと思いますので、ここでは日別の必要MHの求め方を述べます。

以下は、簡易的な必要MHの算出方法です。
  • 1) 店舗作業を曜日別に洗い出します。
    →主要な作業を中心に洗い出します。
    →数分単位の細かな作業は、なるべく主要な作業に統合させます。
  • 2) 洗い出した作業を分類分けします。
    →部署別、売場別、作業種別、などで分類します。
  • 3) 各作業の作業時間帯と合計時間を出します。
    →普段の感覚から大体の作業時間帯を出します。
    →次に、普段何人で行っているかで作業に要する合計時間を出します。
  • 4) これを一覧表にまとめます。
    →縦軸に作業名、横軸に曜日を取り、洗い出した作業と時間を埋めます。
    →それぞれ縦計、横計を出せば完成です。
    • ただこれだけです!
      誰にでもできる簡単な方法です。
      最初から、細かく調査して作業を洗い出し、作業時間もストップウオッチを使って、などとやり始めると大変なことになります。
      多くの企業の失敗事例もこの様なところから来ています。
      ですから、最初は「多少違っていても構わない」くらいの気持ちで進めてもらいたいと思います。

      0点か100点かではなく、最初は50点でも良いくらいの気持ちで進めてみては如何でしょうか?

(番外編)

話は少し外れますが、MH(マン・アワー)のMは皆さんご存知のようにMan(男性)の略ですが、店舗で働いているのは男性より女性の方が多いのではないでしょうか?
看護婦が看護師と呼び方が変わったように、日本でも既に男女を識別する職業名は極めて少なくなっています。(介護士、助産師、保育士、・・・)

そう考えると、マンアワー(MH)ではなくヒューマンアワー(HH)などに呼び方を変える必要があるかも知れませんね。