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シフト管理で求められる基本機能

シフト管理で最も基本となる月間シフト表

シフト管理で最も基本となるものは、やはり「月間シフト表」になります。
月間シフト表と言っても、実際には、
  • 1ヶ月単位のシフト表
  • 1週間単位のシフト表
  • 2週間単位のシフト表
  • 旬単位のシフト表
があります。

当然ながら、これらのシフト表には、
  • 勤務日と勤務時間帯
  • 公休日
  • 有休日
の3種類が記載の中心になります。

では、月間シフト表作成上の現状課題は?と言うと、
  • パート、アルバイトから勤務希望や公休希望を集め、それを調整するのに大変多くの時間を要している。
  • シフト作成の締め切りギリギリでの作成となり易く、月の途中での変更作業が頻繁に発生している。
  • 個々の必要とする人数と確保する人数との間に差がある為、正社員やベテランパートに残業などが片寄り易くなっている。
  • シフトに対する公平感がなく、パート、アルバイトからの不平不満となっている。
などが挙げられます。
これらの課題は、多くの小売業、サービス業の現場で日常的に起こっていることだと言えます。

それでは、どのような機能がシフト管理システムに求められるかと言うと、
  • パート、アルバイトからの勤務希望や公休希望の収集は、スマホを利用して素早く正確に収集できる機能
  • 日々および時間帯ごとに必要とする人数が登録でき、極力それに合わせた従業員の勤務や公休を作成できる機能
  • 早番、遅番と言ったシフト勤務や土日の出勤回数などが極力平等に割り当てられるようにできる機能
  • 労働基準法や社内ルールとのチェックが正確にできる機能
などが挙げられます。

月間シフト表の作成システムを導入したい場合には、これらの機能を持っているシフト管理システムを選択することをお勧めします。

月間シフト表のサンプル

シフト管理で難易度が高い作業割当表

シフト管理で難易度が高い機能は、日々の作業割当表の作成になります。 作業割当表まで正確に作成できるシステムはまだ多くはないのが現状です。これはシステムだけの問題ではなく、導入する側の受け入れ態勢にも課題があるケースがありますので、その辺の状況を見極めることも必要になってきます。

では、作業割当表を作成する上での課題は?と言うと、
  • 過去に作成された作業割当表をコピーして繰り返し利用している為、手間はかからないが非常に見難い作業割当表になっている。
  • 作業割当表の内容が大まか過ぎて、作業割当表に頼らず管理者や従業員が各自の判断で作業を行っている。
  • 作業割当表のベースとなる作業定義が不十分な為、現状とマッチしない作業割当表になっている。
などが挙げられます。
これらの課題も多くの小売業、サービス業の現場で日常的に起こっていることだと言えます。

それでは、どのような機能がシフト管理システムに求められるかと言うと
  • 自社の状況を考慮した定義された作業情報がムリなくスムーズにマスター登録できる機能
  • 従業員個々のスキルを考慮し、従業員と各作業とをマッチングさせながら作業割当が行える機能
  • 個々の作業間の特性を考慮し、ムリのない現実的な作業指示が作成できる機能
などが挙げられます。

作業割当表の作成システムを導入したい場合には、これらの機能を持っているシフト管理システムを選択することをお勧めします。

作業割当表のサンプル