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パート、アルバイトのシフト管理を効率的に

パート、アルバイトのシフト管理の現状

今や店舗で働くパート、アルバイトの占める割合は8割から9割、更には全員がパート、アルバイトというところもあります。これだけ多くのパート、アルバイトに頼らざるを得ない現状があるわけですが、シフト管理に関してはなかなか上手く行っていないのが現状ではないでしょうか?

特に、アルバイトは学生や外国人も多く、突発休や遅刻早退なども日常的に発生していると思います。その際、アルバイトの穴を社員やベテランパートが埋めることになり、社員やベテランパートへの負担が慢性的に集中している要因にもなっています。 その結果として、社員やベテランパートのモチベーションを維持することが難しくなり、生産性の低下や最悪の場合には退職へと結び付いてしまうケースもあります。

パート、アルバイトのシフト管理を効率的に行うために

では、どのようにしたらパート、アルバイトのシフト管理を効率的に行い、社員やベテランパートのモチベーションを維持向上させることができるのでしょうか?

その為にまず挙げなければならないポイントは、「先手を打ったシフト管理」だと言えます。パート、アルバイトが雇用される際には、名称は別として‘雇用契約書’というものが必ずある筈です。なければ労基法違反になります。 その‘雇用契約書’には、1週間で働ける時間数や取得すべき公休日数は必ず記載がある筈です。また、都合の良い(又は悪い)曜日や時間帯なども記載があるケースは多い筈です。
従って、まずこの雇用契約書に則った形で次月の勤務予定表を作成し、パート、アルバイトには、‘来月はこうゆうシフト勤務となりますが、変更希望がある日だけ変更申請をお願いします’という形で提示することが最も簡単で、かつ最も効果のあるやり方であると考えています。

しかし、現状の大多数の企業はその逆の対応を行っています。 最初にまっさらな次月のシフト表を準備し、そこにパート、アルバイトの希望を自由に記入させています。これでは何のための雇用契約書なのか分からなくなってしまいます。

確かに、店長が数十名にもなるパート、アルバイトの雇用契約書を管理して、かつそれを上手く活用することはそう簡単ではないと言えます。
また、雇用契約書は個人情報が多く含まれていますから、人事部預かりとなるケースもあり、気軽に雇用契約書を活用すると言う訳にはいかないのも現実だと思います。

パート、アルバイトのシフト管理を効率的に行うために

そこで活躍するのがシフト自動作成システムになります。シフト自動作成システムでは、雇用契約書の内容を100%満たしたシフト表を作成することは比較的容易にできます。また、雇用契約書以外の国で定めた労働基準を遵守したシフト表を作成することも容易に出来ると思います。

そのようなシフト表をパート、アルバイトに事前に提示した上で、個々の希望勤務を聞くことの方が遥に効率的になります。せっかくシフト自動作成システムがある訳ですから、従来のやり方を少し変更するだけで大変大きな効果を得ることができる筈です。
皆さんも是非試してみて頂ければと思います。

パート、アルバイトのシフトイメージ