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より良いシフト表作成のために

良いシフト表とは?

良いシフト表とは何でしょうか?良いシフト表の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。
  • 1)多くの従業員から信頼され不平不満の出ないシフト表であること
  • 2)一度作成したシフト表に対して月中での変更が少ないこと
  • 3)従業員の異動や退職などに柔軟に対応できるシフト表であること
  • 4)日々の作業が滞りなく実施できるシフト表であること
  • 5)作成されたシフト表がデータとして勤怠システムに連動できること
  • 6)多くの時間をかけずにシフト表が適切に作成できること
以上のような条件が挙げられますが、シフト表をただ漫然と作成しているだけでは、決して上記の条件を満たすことはできません。様々な角度からシフト表を考え、改善していく必要があると言えます。では具体的にどの様にすれば良いシフト表が作成できるのでしょうか?その具体的な方策について次に述べたいと思います。

不平不満の出ないシフト表を作成するために

不平不満の出る最大の要因は、シフト表の平等性にあると言えます。例えば、土日の公休取得回数や早朝深夜のシフト出勤回数などが人によって違っていたら、明らかに不満につながります。また、希望休や有休も人によって取得できる回数が違っていたら、これも明らかに不平不満につながります。実際、シフト作成者の人に話を聞くと、シフトの平等性には大変気を使っている人が多く、シフト作成上の大きなストレスにもなっているようです。

しかし、ストレスを感じることなく公平なシフト表を作成するのは大変難しいと言わざるを得ません。確かに経験豊富なベテラン社員が作成すれば不平不満の出ないシフト作成は可能だとは思いますが、必ずしも全員が経験豊富と言う訳にはいきませんし、多くの人がシフトの平等性には苦労していると思います。
そこで、どうしてもシフト作成ソフトの力を借り、予め設定された平等化の条件を最大限考慮したシフト表を自動作成する必要があります。これに関しては、弊社店舗システム「アールシフト」は最新の数理最適化モジュール(ソルバー)を使用して、公平なシフト表を素早く作成することを実現しています。これにより、一度作成したシフト表が月中で頻繁に変更されると言うことも大幅に削減することも可能になります。

異動や退職などに対して柔軟なシフト表を作成するために

従業員の異動や退職、新規採用などは結構頻繁に発生していると思います。また、突然休や遅刻早退なども日々発生していると思います。これらは日々の業務に少なからず影響を与えるものですから、何らかの対応をせざるを得ません。特にシフト表に影響を与えるものとしては、異動、退職、新規採用です。突発休や遅刻早退はその日に発生しますので、シフト計画と言うよりはその日の業務を如何に乗り切るかが課題であり、店舗の裁量で臨機応変な対応が求められます。従って、突発休などへの具体的な対応策はここでは述べておりません。

さて、従業員の異動の場合、異動日は予め分かる訳ですから、異動日以降の体制の増減を加味したシフト表を作成する必要があります。従って、シフト作成シフトで必要となる機能は、1.従業員の異動を先日付で登録できること、および2.異動元の店舗と移動先の店舗の両方で異動情報を共有できること、が挙げられます。これらの機能があることで、間違いなく誰でも安心してシフト表を作成することができるようになります。

シフト計画をより有効に活かせるシフト表を作成するために

シフト計画をより有効に活かせるシフト表を作成するためには、シフト管理システムと外部システムとのデータ連携が必要になってきます。外部システムとして挙げられるのは、POSシステムと勤怠システムの2つです。

まず、POSシステムとの連携ですが、POSシステムと連携することにより曜日別時間帯別の客数予測が可能となり、シフト作成の前提となる日別時間帯別の必要な人員数を把握することができるようになります。この必要人員数をもとにすることで、ムリ・ムラ・ムダの少ないシフト表を作成することが可能となる訳です。

次に勤怠システムとの連携ですが、2つに分けて考えて必要があります。1つは、シフト計画された勤務予定データを勤怠システム側に渡すケースとなります。これにより、勤怠システム側では勤務予定データを登録する必要がなくなり、大幅な効率化になります。

もう1つは、勤怠システム側から勤務実績データをシフト管理システム側に渡すケースとなります。これにより、計画された勤務予定が実際にどうであったかを把握することが可能となります。

以上、より良いシフト表を作成する為のポイントを述べてきましたが、まだまだ他にも大切なポイントはあるかと思います。しかし、大切なことはシフト表に求められる役割を明確にし、かつその役割を達成する為のポイントを明確にすることだと言えます。シフト作成ソフトの細かな機能面ばかりに目を奪われることなく、大局を見据えながらより良いシフト表作成に取り組んで頂きたいと思っています。

シフト表作成イメージ