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スマホを活用した希望休収集

希望休収集の現状

シフト作成において欠くことが出来ないのがパート、アルバイトの休みや有給休暇の希望を収集することです。実はこの希望休収集が大変な時間と労力を要しています。
(1)申請用紙の準備→(2)申請用紙の配布→(3)申請用紙の回収→(4)未申請者への連絡と回収、というような手順を経てようやくシフト作成作業に入ることができるわけです。ですから、恐らく全員の希望休を収集して確定するまでに、1週間以上かかっている店舗も多いことと思います。当然この作業が毎月必ず必要になるわけですから、如何に多くの時間を非生産的な業務に費やしているかが分かります。
シフト計画で作成された勤務予定データがそのまま何も変更なしに進むと言うことは、まずあり得ないことでしょう。実際の現場では、予定にない急な休みや残業の発生、遅刻早退などは日常的に発生しているのではないでしょうか。

スマホを利用した仕組みとは

そこで活躍してくれるのがスマホによる希望休収集です。スマホを利用した希望休収集の一般的な流れは以下のようになります。
  • 1)まず初めに、スマホに表示された次月のカレンダーに自分の希望する休みや有休を登録します。
  • 2)スマホへの希望休登録がすべて完了したら登録キーを押します。これにより、即座に管理者が見るシフト表に希望休が反映されます。
  • 3)申請締切日が近づくと、未申請者に対して督促メールが自動的に送信されます。申請締切日までは何回でも再申請が可能です。
  • 4)申請締切日になると、それ以降の申請はできなくなりますので、これ以降に管理者はシフトの調整作業に入ることが可能となります。
ここまでがスマホによる希望休申請の流れになりますが、申請締切日までは特に人手を要することは無いので、極めて効率的な方法であると言えます。

スマホ活用時の留意点

このようにスマホの活用は極めて有効ではありますが、留意すべき点もあります。以下に留意すべき点を挙げます。
  • 1)個人のスマホを使用するか、または会社からスマホを貸与するか決める必要がありますが、大抵は個人のスマホを使用するケースが多いと思います。その際は、従業員の了解を事前に取っておく必要があります。
  • 2)また、スマホの他にガラ携の使用も対応するのかどうかを決める必要がありますが、なるべくガラ携は使用しない方向で決めるべきかとおもいます。
  • 3)個人情報保護の観点からですが、従業員のメールアドレスとパスワードはたとえ管理者といえども分からないようにすべきです。個人情報保護では、性善説に立ってルールを決めるのは正しくないと言えます。
最近はスマホを持っていない人はごく少ないと思いますが、個人のスマホを仕事で使用することに抵抗を感じる人や、ガラ携を使っている人もいます。そのような人達のために店舗内に設置してあるパソコンでも希望休の申請ができるように準備しておくことも必要かと思います。

スマホ活用の応用機能について

前述のスマホ活用の一般的な仕組みの他に、以下のような応用機能も有効であると言えます。
  1. 1)自分以外の人が申請している希望休を自分のスマホから参照できる機能
    これにより、自分が休みの申請をした場合にどの様な影響があるかが分かり、管理者が個々の調整をしなくても関係者同士で休みの調整を行うケースが出てくる。
  2. 2)希望休の申請をする際に申請理由を同時に入力させる機能
    これにより、管理者はその希望休が必須のものなのか、または調整が可能なものかの判断がつくようになる。
以上が「スマホを活用した希望休収集」となりますが、スマホの活用はこれだけに限らず、今後益々広がって行くものと思われます。私たちも創意工夫しながら、より有効なスマホ活用を考えて行きたいと思っています。

スマホ連携イメージ