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シフト計画と勤務実績の
データ連携メリット

はじめに

シフト計画で作成された勤務予定データがそのまま何も変更なしに進むと言うことは、まずあり得ないことでしょう。実際の現場では、予定にない急な休みや残業の発生、遅刻早退などは日常的に発生しているのではないでしょうか。
もちろん、そのようなことが起らない様にさまざまな工夫をされているとは思いますが、シフト計画の精度がいくら向上しても、何らかの勤務変更が発生することは致し方ないと考えざるを得ません。

データ連携の目的とは

そこで必要になってくるのがシフト計画と勤務実績とのデータ連携になります。データ連携を実施する目的としては、以下のような点があります。
  • 労務基準を守る形で予め作成されたシフト計画に対し、月の途中で労務基準を逸脱するような勤務実態になっていないかどうかをチェックする。
  • 同じく、人件費予算などを守る形で予め作成されたシフト計画に対し、月の途中で残業が発生したり売上が減少したりして人件費予算のオーバーを招いていないとどうかをチェックする。
  • シフト計画データと照合することで、勤怠データの打刻漏れや打刻ミスを一早く把握し、正確な勤怠データの作成を支援する。
  • 自分が作成したシフト計画がどの程度守られているかを勤怠実績データから把握し、シフト作成精度のアップに結び付ける。
以上のような目的でシフト計画と勤怠実績とのデータ連携が図られる訳ですが、小売業やサービス業の現場においては、まだまだシフト計画と勤怠実積とのデータ連携が進んでいないのが実状ではないでしょうか?
せっかく大きなコストをかけて勤怠管理システムを導入している訳ですから、是非有効に活用してもらいたいものです。

データ連携から改善へ

シフト計画と勤務実績の乖離が大きい場合、シフト計画の作成方法や勤務指示の徹底度合など根本的な原因がどこにあるのかを探り、次月以降の改善に結びつけていくことが必要になります。よくある例として、
  • シフト作成の締め切りまでに時間的余裕がなく、取り敢えず次月のシフト表を作成して指示している為、月の途中でシフト変更が頻繁に発生している。
  • パートやアルバイトの受け入れ時における雇用条件が曖昧になっている為、パートやアルバイトの都合による安易なシフト変更が頻繁に発生している。
  • 曜日別時間帯別の仕事量の波と勤務可能な従業員のバランスがマッチしていない為、日常的に残業が発生している。
  • 他部門や他店舗からの急な応援要請があり、残った従業員で無理に仕事をこなさざるを得ない状況が発生している。
これらの原因はシステム化以前の問題も多く、なかなか一筋縄では上手く解決できないものだと思います。しかし、シフト計画と勤怠実績のデータ連携を通して見えて来ることも多くあると思いますので、有効にデータ連携を活用して是非業務改善に結び付けてもらいたいたいものです。

勤怠連携イメージ