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作業シフト表作成の自動化に向けて

作業シフト表(作業割当表)自動作成の前提条件

レジ部門における「レジシフト表」は、主にスーパーマーケートやディスカウントストアーなどの量販店様で必要とされるものですが、売場部門における「作業シフト表」または「作業割当表」と呼ばれるものは、量販店様に限らず衣料、食品、雑貨などの専門店チェーン様や各種サービス業様でも必要とされるものです。

では、精度の高い「作業シフト表」を自動作成する為には、どの様な条件が整っている必要があるかと言うと、おおむね以下の3項目になると考えています。
1) 実施すべき作業が明確に定量化されている。
2) 従業員スキルと実施作業が関連付けられている。
3) 作業割当の平等性が考慮されている

実施すべき作業が明確に定量化されている

1) 実施サイクル(日次、週次、月次、随時)の定義。
2) 実施日、実施曜日の定義。
3) 作業時間と作業時間帯の定義
4) 実施人数の定義、等々
これらは作業ごとに必要になりますが、特に考慮が必要なのは「作業時間帯」になります。作業時間帯には固定的なものと流動的なものがあり、例えば、開店前作業は開店前に確実に行う必要がありますから作業時間帯は固定的になりますが、月報作成など比較的余裕がある時に作成すれば良いものの作業時間帯は流動的になります。

もう少し具体的にお話しすると、その日の内に終了させれば良い月報作成は、営業時間帯の中で実施可能な時間帯を探して適切に作業を割り当てれば良い訳ですから、作業時間帯固定の作業の後に割り当てを行うことになります。
そうすることで、より現実的な作業割当てが可能となり、作業の割当率(空時間の少なさ)も向上します。

従業員スキルと実施作業が関連付けられている

当然、作業の中には実施できる人と実施できない人という区分けをする必要があります。
また、実施する人は複数人いるが「より優先的に作業を割り当てたい人」と「割り当てる人がいない場合に割り当てたい人」ということもあります。

この2つのニーズを実現する為に従業員スキルと割当作業の関連付けが必要になります。
弊社アールシフトでは、3段階で従業員のスキルを管理しています。
当然、システムですから5段階でも10段階でも細分化は可能だとは思いますが、従業員の出入りも多い現状からして適正にスキル管理していく負荷の方が大きく、あまりお勧めは出来ない様に思われます。

作業割当の平等性が考慮されている

現場で働く人にとって、作業が平等に割り当てられているか否かは非常に大きな関心事です。
作業割当表を作成する人に取っても最も気を遣う部分ではあります。
では、‘平等化に対して何を考慮すべきか’という点ですが
1) 特定の人に同じ作業ばかりが割り当らない。
2) 特定の人にだけ作業負荷が片寄らない。
以上の2つが最も大きなポイントだと言えます。
これを実現することと、システムの内部で過去○日間の割当状況を考慮しながら、割り当てる優先順位をダイナミックに変化させていく必要があります。

しかし、あまりに平等性を追求し過ぎると、システムとしては明らかに複雑化しますし、レスポンス時間にも影響を与えてしまいます。
従って、過度な平等性を追求するのではなく、働く人が許容できる範囲で気持ち良く働くことができるルールを事前に設定することが重要だと思っています。
もし平等性に関して働く人からクレーム等があった場合には、「システムが自動的に作業割当を行うので・・・」と言う‘言い訳’も上手く利用するのも手かと思っています。

従業員別シフト表イメージ